Ekstraordinær generalforsamling 18/9-22

Indkaldelse til ekstraordinær generalforsamling 

Søndag den 18. september 2022 kl. 18.00

Sted: Åby Bibliotek, Ludvig Feilbergs Vej 7, 8230 Åbyhøj

I forbindelse med den ordinære generalforsamling den 28. april 2022 var fremmødet desværre ikke tilstrækkeligt stort til at finansieringen af de stillede forslag kunne endeligt vedtages. Derfor indkaldes til en ekstraordinær generalforsamling, hvor finansieringsforslagene skal til endnu en afstemning. 

Begge forslag blev på den ordinære generalforsamling stemt igennem med stort flertal. Henholdsvis 64 for/0 imod og 62 for/2 imod.

Alle beløb i forslagene er primo 2022 tal.

Vi fik på generalforsamlingen en række tekniske ekspertspg. fra have 70 som vi ikke umiddelbart kunne svare med tilfredsstillende sikkerhed på. Disse har have 70 efterfølgende selv fundet svar på hos leverandøren og bekræfter positivt at de pågældende vandure lever fuldt op til det lovede omkring funktionalitet, lækagesporing, holdbarhed m.v.

Foreningen er vært for et par smørrebrød samt øl/vand, hvorfor tilmelding på selvbetjening.hftrillegaarden.dk er nødvendig.

Dagsorden (hver have skal have udleveret ét ark med stemmesedler)

  1. Valg af dirigent
  2. Valg af referent
  3. Valg af tre stemmetællere
  4. Forslag 1 (Stemmeseddel A1 og B1)

Det blev besluttet at vandmålerne skulle skiftes ud med digitale vandmålere og have mulighed for fjernaflæsning og lækagekontrol. 

Bestyrelsens finansieringsforslag er at bruge af de for meget indbetalte kloakpenge således at medlemmerne ikke skal have penge op af lommen – omkring kr. 2.100 pr. have.

Afstemning: Ønsker du at vi i haveforeningen modregner etableringen af de nye vandure i medlemmernes for meget indbetalte kloakpenge – o. kr. 2.100?

(Der kan stemmes: JA / NEJ)

Forslaget kræver jvf. vores vedtægter §10.13 at 2/3 af de fremmødte stemmer for. 

  1. Forslag 2 (Stemmeseddel A2 og B2)

Det blev besluttet at alle haveejere over de næste fem år skal have udskiftet deres elmålere til digitale fjernaflæste målere. 

Bestyrelsens finansieringsforslag er at bruge ‘resten’ af kloakpengene o. kr. 1.000 pr. have til at medfinansiere udskiftningen samt opkræve restbeløbet over elregningen de næste fem år – o. kr. 325 pr. år. 

Afstemning: Ønsker du at vi i haveforeningen medfinansierer udskiftningen af elmålerne med restbeløbet fra kloakpengene – o. kr. 1.000 samt opkræver restfinansieringen sammen med elregningen over de næste fem år. o. kr. 325 pr. år?

(Der kan stemmes: JA / NEJ)

Forslaget kræver jvf. vores vedtægter §10.13 at 2/3 af de fremmødte stemmer for.

Referat fra bestyrelsesmøde 25.05.2023

Til stede:
Fleur, Tina, Rasmus, Anders V., Anders L, Maria P(suppleant)

Referent: 

Rasmus Braüner Norup

Dagsorden:

  • Godkendelse af dagsordenen
  • Næste møder
  • Grønt udvalg
  • Økonomi
  • Havesalg
  • Formandsskab
  • Udlejning af materialer
  • Trillenet (fælles internet)
  • Byggesager
  • Venteliste
  • Renovation og affaldsøer
  • Fællesveje i haveforeningen
  • Fælles arbejdsdage
  • Nye mailadresser
  • Nye vandmålere
  • Fælleshave
  • Dagsorden til næste møde

Referat: 

1. Godkendelse af dagsordenen:

Der er ingen kommentar til sidste referat, og dagsorden er godkendt. 

Tina ligger referater op på hjemmesiden.

2. Næste møder:

Den 22.06.2023 – Fleur på Egevej 25

Den 17.08.2023 – Maria på Bogfinkevej 63 (udenfor haveforeningen)

Den 28.09.2023 – Rasmus på Rønnevej 83

3. Grønt udvalg:

18-20 haver har fået påmindelse. Der er efterfølgende sendt faktura ud til 4 have, som ikke fik udbedret forholdet. 

Generelt så det fint ud. 

3. Økonomi:

Vi har fået fjernet æbletræet på parkeringspladsen på Birkevej og det kostede 3750 kr.

Det har kostet kr. 94.000 kr. at få monteret vandmålere. Vi afventer betaling af selve målerne til BA Tech har udfærdiget dokumentation og kvalitetskontrol.

BA Tech udfærdiger datafil til kasserer som afregninger hvert enkelt havelod

Anders L. og Tina har opsat nye salgsmapper i  fælles containeren.

3. Havesalg:

Der er en have som snart kommer til salg.

Anders L., Tina og Fleur afprøver opsat salgsprocedure og kontakter evt. (tidligere formand) Kasper vedr. salgsprocesser.

4. Formandsskab:

Thomas i have 103 hjælper Børge med flaghejsning i en periode.

Ud fra Lærkevej 1 laves der et hegn, for at hindre gennemkørsel for folk uden for foreningen. Anders V. har bolden på dette.

Der har været lavet graffiti på haveforeningsskiltet. Graffitien er nu blevet fjernet igen.

Maria og hendes mand vil gerne være behjælpelige ift. EL-koordineringsopgaver.

5. Udlejning af materialer:

Det giver en del arbejde at have denne udlejningsservice for bestyrelsen. Vi snakkede om alternative løsninger, så foreningen stadig har mulighed for at have noget udstyr.

6. TrilleNet (fælles internet):

Arne vil gerne være foreningens mand ifm. foreningen fælles internet. 

Arne holder et møde med Kasper(tidligere formand). 

Der er blevet købt 5 nye internet enheder ind, så flere kan komme på det fælles internet.

Der skal laves et økonomisk dokument ifm. det at komme på trillenettet. 

7. Byggesager:

Der er blevet skrevet til kredsens byggeudvalg vedr. åbne  byggesager samt status. Følgende er status fra kredsen.

Der er 9 haver med igangværende byggesager, hvoraf 2 haver har byggetilladelsen som er udløbet. Disse to haver er der fokus på fra bestyrelsens side

8. Venteliste:

Der er 28 på venteliste pt. 

9. Renovation og affaldsøer:

Det kører.

Der er blevet stillet nogle ting til kluns, hvilket ikke er tilladt i haveforeningen.

Det laves en reminder om dette på SMS.

10. Fællesveje i haveforeningen:

Der er intet nyt.

11. Fælles arbejdsdage:

Siden sidst har bestyrelsen fået introduktion til nøgleboksen til fælles containeren.

Der deltog 18 personer til sidste arbejdsdag den 13 maj 2023

Der har været for mange arbejdsopgaver på arbejdsdagen, så arbejdsopgaver i områder ikke blev færdiggjort. Vi foreslår at der laves mere indsats i enkelte områder, så man kommer mere i dybden med ukrudtet lokalt.

Der skal klippes hæk på næste arbejdsdag, hvor Tina står for det den 10 juni 2023

Tina skriver ud til medlemmerne vedr. forespørgsel på ekstra initiativ på klipning af hæk på parkeringspladsen i evt. en hverdag, så vi kommer lidt mere foran. Dette vil gælde for en arbejdsdag. 

12. Nye mailadresser:

Fleur giver ny password til  2x Anders.

13. Nye vandmålere:

Alle vandmålere er færdigmonteret, hvilket er gået efter planen.  

Anders L. og Anders V. + formandens telefon bliver stillet op til lækagealarm hos BA tech

14. Fælleshave:

Der skrives en fællesmail ud vedr. meningsmåling på hvor mange der er interesseret i at have et køkkenhave lod i fælleshaven. 

På næste bestyrelsesmøde planlægger vi de næste 2 år. 

14. Dagsorden til næste møde:

  • Sommerfest (festudvalg)

Bestyrelsesmøde april 2023

Referat af bestyrelsesmøde d. 20.04.2023

Til stede: Fleur, Tina, Anders L., Rasmus, Maria
Ikke til stede: Anders V (uden afmelding)

Referat:

  1. Godkendelse af dagsordenen:
    Enstemmigt godkendt.
  2. Næste møder:
  3. maj hos Anders L.
  4. Div. udvalg:
    3.a Grønt:
    Mandag den 1. maj går Green Team deres første runde.
    Fleur sender en reminder ud til folket.
    3.b Økonomi:
    Fleur er blevet godkender ansvarlig i banken
    Der bliver brugt nogle penge på at fjerne æbletræet på P-pladsen Birkevej.
    Ingen udestående skyldige poster på medlemmer.

3.c Havesalg:
Have nr. 24 (Elmevej) kommer til salg. Men de mangler ibrugtagningstilladelse.
Anders L., Tina og Fleur sætter sig sammen og kigger og ændre på proceduren for
havesalg.

  1. Venteliste:
    Der er pt. 28 på venteliste. Hvoraf 5 nye kom på fra sidste arbejdsdag.
  2. Formands beretning:
    Vurderingsrådet skal på kursus den 21.04.23. Suppleanten kommer på et kursus til efteråret.
    ATV kan ikke blive indregistreret da den er for lille.
    Sikring i strømskab på Pilevej går natten til lørdag den 15. maj, Frederiksberg El bliver
    tilkaldt, løsningen på problemet blev lokaliseret og fikset..
    Maria undersøger om hun og Christian kan påtage sig opgaven vedr. el skabene.
  3. Øvrigt – siden sidst:
    Bravida påbegynder opsætning af de nye vandmålere fra den 8. maj. Rasmus vil hjælpe
    med hvor stophanerne er. Der kommer info på mail om hvor de starter snarest og de regner
    med at det vil tage ca. en uges tid…
    Bravida tager fat i Rasmus, hvis der er tekniske spørgsmål osv..
    Rasmus, Anders L. og Anders V. bliver brugere af alarm på vandmålerne ved lækage.
  4. Planlægning:
    Der skal bestilles stabilgrus til udfyldelse af huller i vejene. Vi afventer til Klatremanden har
    fjernet træet på Birkevej.
  5. Byggesager:
    Have nr. 16 har fået byggetilladelse
    Have nr. 86 har fået byggetilladelse
    Have nr. 64 har ansøgt om byggetilladelse
    Rasmus skriver til Århus Kredsen ang. hvor mange byggesager vi har i gang i foreningen.
  6. Renovation:
    Der er blevet tømt til tiden
  7. Fællesveje:
    Intet nyt at berette
  8. Fællesarbejdsdag:
    Den næste er den 13. maj
    Den skal luges godt og grundigt på fællesvejene og P-pladser.
    Skralde øerne skal have en omgang
  9. Dagsorden på næste møde:
    Internet
    Status på vandmålere
    Regler og skildt til fælleshaven
  10. Fælleshaven:
    Der kommer en sandkasse som er til fri afbenyttelse for koloniens børn.
    Der kommer en info tavle op, så man kan se hvordan man tilmelder sig, regler osv.
  11. Evt.:
    Tina skal på jura kursus 04.06.23.

Bestyrelsesmøde marts 2023

Referat af bestyrelsesmøde d. 29.03.2023

Til stede:
Fleur, Tina, Rasmus, Anders V., Anders L, Maria P(suppleant)

Referent: 

Rasmus Braüner Norup

Dagsorden:

Der er ikke lavet en dagsorden til dette møde. 

Referat: 

1. Godkendelse af dagsordenen:

Dette er første bestyrelsesmøde i denne sæson og med ny bestyrelse.

2. Næste møder:

Den 20.04.2023 – Tina på Elmevej 42

Den 25.05.2023 – Anders på Pilevej 73

Den 22.06.2023 – Fleur på Egevej 25

Den 17.08.2023 – Maria på Bogfinkevej 63 (udenfor haveforeningen)

Den 28.09.2023 – Rasmus på Rønnevej 83

3. Grønt:

Fleur og Anika fortsætter i år igen med arbejdet i grøntudvalget.
De sætter sig sammen med planlægger sæsonen og udsender fællesbesked alle have-medlemmer vedr. haveforeningen regler og hvornår de går have-rundering. 

Tina printer datoer ud og sætter det i haveforeningen infotavler.

3. Økonomi:

Tina indsender referat af generalforsamlingen til banken.

Alle i bestyrelsen har givet Tina ID (sygesikring/kørekort), da banken skal bruge dette ifm. hvidvaskning lovgivningen. 

3. Havesalg:

Tina og Anders vil påtage sig opgaven i denne sæson.

4. Formandsskab:

Fleur har lavet en to do liste til kommende sæson og arbejdsopgaver som skal fordeles i beskyttelsen.
Rasmus er blevet valgt næstformand. Påtager sig opgaven af nød og ønsker sig ikke formandsposten på sigt. 

5. Åbning og lukning af vand:

Anders L. og Rasmus påtager sig opgaven denne sæson.

Der findes en 3 mand ifm. åbning af vand. 

6. Infotavler:

Tina påtager sig opgaven at opdatere infotavler i denne sæson.

7. Byggesager:

Rasmus og Anders V. påtager sig opgaven for vejledning ifm. byggesager.

8. Venteliste:

Vi snakkede om procedure ifm. venteliste.
Der er tvivl hvilken mailadresse man skriver til, hvis man ønsker at komme på ventelisten

Tina tager fat i Kasper(tidligere formand) vedr. procedure og påtager sig opgaven for denne sæson.

9. Renovation og affaldsøer:

Anders V. tager fat i Kasper(tidligere formand) og hører hvem man skal ringe.
Anders V. ringer til Aarhus kommune renovation vedr. reminder om at opstarte tømning af skraldespande. Han minder kommunen om at de skal komme med en lille skraldebil.

Maria laver nogle nye fællesskilte til affaldsøer med mere info sortering af affald.

Ligeledes laver Maria et skilt til den store grønt containeren med mere info om hvad der må komme i.

10. Fællesveje i haveforeningen:

Tina tager fat i Kasper(tidligere formand) vedr. at få nummerplade på ATW’et. 

Arne(Fleur´s mand) vil gerne påtage sig opgaven i at køre med ATW ifm. vedligeholdelse af fællesveje.

Der foreslås at tage ral for parkeringspladserne og fylde huller ifm. første arbejdsdag.

11. Fælles arbejdsdage:

Tina tager fat i Kasper(tidligere formand) vedr. kode til nøgleboks til fælles containeren. 

Vi aftalte at tage fælles arbejdsdage med på dagsorden til bestyrelsesmøderne, så vi fælles beslutter hvad der skal laves. 

Tina har næste arbejdsdag hvor Kasper(tidligere formand) også kommer.

12. Nye mailadresser:

Tina tager fat i Kasper(tidligere formand) vedr. opretning af nye mailadresser for til Anders L., Anders V. og Maria

13. Nye vandmålere:

Tina tager fat i Jesper VVS entreprenør vedr. status samt opstart udskiftning af vandmålere. 

Det bliver formente behov for flere møder vedr. drift mv. Vi aftaler på næste bestyrelsesmøde, hvem der vil hjælpe. 

14. Dagsorden til næste møde:

  • Vi skal finde ud af hvordan vi opretter nye bruger til fælles internettet. 
  • Vi skal finde ud af hvem der hjælper med koordinering samt opsætning af alt vedr. nye vandmålere. 

Referat generalforsamling

Referat
Ordinær generalforsamling den 28.4.2022 i Haveforeningen Trillegården, afholdt på Godsbanen.
Referent: Kirstine Drechsler, Have 5
Dirigent: Annike, Have 102: indkaldelse og dagsorden er godkendt uden kommentarer.
Beretning v. bestyrelsen, Kasper beretter om 2021.
Bestyrelsen har på det seneste haft en række seminardage, hvor vi har defineret de forskellige ansvarsområder og opgaver, som bestyrelsen varetager. Det er for at gøre det lettere, at være tydelige omkring, hvem der har opgaven, og hvem der skal være kontaktperson.
Der er sat en ny bom op, dog med noget forsinkelse.
Vi har i sidste sæson kun solgt 5 haver, hvilket er færre end sædvanligt. Der har været ventetid på at få udfærdiget ibrugstagningstilladelser for haver, der ønskes solgt, men som ikke har haft papirarbejdet i orden. Kredsen melder, at man nu klør på med at få lavet tilladelserne.
Der har været en lille hyggeligt Sankt Hans i 2021.
Bestyrelsen opfordrer alle til, at man får tjekket op på sine kontaktoplysninger, da det opleves, at nogle medlemmer ikke er til at få fat i. Det er medlemmets eget ansvar jævn før vedtægterne at få opdateret dette, hvis man fx får nyt tlf nr, ny mail eller ny adresse.
Der har været forsinkelse på uddeling af præmier til præmiehaver i 2021, men præmierne er klar hos Kasper.
Vi kan forvente, at vandpriserne stiger, nu da vi har fået kloakeret, og vi derfor også skal betale vandafledning.
Grundet stigende priser må vi også forvente, at el-priserne også kommer til at stige.
Vi er glade for, at corona ikke længere fylder, og vi endelig kan komme i gang med fællesspisning og hygge, når vi fx har fælles arbejdsdage.
Grøntudvalget opfordrer ligeledes til, at man sørger for at opdatere kontaktoplysninger. Det er en fornøjelse at komme rundt, og foreningen har nogle af flotte haver.
Årsregnskab v. Tina, Elmevej 42, kasserer og bestyrelsesmedlem
Kloakeringen har kostet mere, end der var afsat. Ligeledes har den nye p-plads været en del dyrere en budgetteret. Held i uheld har vi grundet corona været forhindrede i sociale arrangementer, og vi har derfor brugt de budgetterede penge fra dette til at supplere p-plads arbejdet.
Bestyrelsen har uden om formand Kasper vedtaget at give ham 15000 kr. i gave for det store arbejde med at styre kloakeringsprocessen.
Indkomne forslag v. Kasper
Stemmetællere: Heidi nr. 49, Jette nr. 76, Jane nr. 65
Vi er ikke medlemmer nok til stede til at tage beslutninger, så forslagene skal under alle omstændigheder på en ekstraordinær generalforsamling. Men vi stemmer alligevel om det, for at se, om vi skal gå videre med forslagene på en ekstraordinær GF.
Forslag 1.a: Vandmålere.
Et par spørgsmål ang. årlige driftsomkostninger, hvordan de aflæses, om man selv kan se ”tælleren”. Driften bliver ca. 6500 kr. om året, de aflæses digital fra centralt hold, og man kan stadig se tælleren nede i sin brønd.
Bestyrelsen opfordres til at diskutere, om vi skal opjustere værdien af vandanlæg ved havesalg.
Afstemning: JA: 58 NEJ: 3. Forslaget går videre til ekstraordinær GF.
Forslag 1.b: ”Fuld pakke” på de nye vandmålere.
JA: 63 NEJ: 1. Forslaget går videre til ekstraordinær GF.
Forslag 1.c: Finansiering af de nye vandmålere via de kloakpenge medlemmerne ellers havde til gode. JA: 64 NEJ: 0. Forslaget går videre til ekstraordinær GF.
Forslag 2.a: Etablering af nye elmålere inden for de næste 5 år (2022-2026) til typegodkendte elmålere, som er samme type til alle.
Bestyrelsen opfordres ligeledes under dette punkt til at diskutere, om vi skal opjustere værdien af el ved havesalg.
Forslaget 2.a er tænkt således at alle betaler solidarisk, så afdragsordningen er ens for alle, uanset el-forbruget. Der er fortsat et par haver, som ikke har el. Derfor betales afdragene ikke som ekstra haveleje, men over el-regningen.
Med det nye system bliver vi fri for differencen mellem el-forbruget og el-målingerne, som ligger på mellem 10 og 20 tusinde kroner årligt, som betales af haveforeningens fælles kasse.
JA: 62 NEJ:2. Forslaget går videre til ekstraordinær GF.
Forslag 2.b: Finansiering
Fælles entreprise: JA: 62 NEJ:2
1000 kr. fra de for meget indbetalte kloakpenge: JA:60 NEJ:2 BLANK:2
Afdrages over el-regningen
Forslaget går videre til ekstraordinær GF.
Forslag 3: Reducering af kravet om kurser til vurderingsudvalget til højest hvert 3. år.
JA: 64 NEJ:0
Forslaget går videre til ekstraordinær GF.
Forslag 4:
Ønske om at fjerne medlemsregistreringen i forbundet.
JA: 64 NEJ:0
Godkendelse af budget.
Spørgsmål om hvorvidt havelejen fortsat skal forblive på det niveau den er pt. Det skal den, for vi betaler som forening af på et 30-årigt lån på 10 millioner kr., som vores kloakering har kostet.
Internetmasten kommer op at køre inden for en måned, og koster 1000 kr. pr. have om året at blive abonnent af, hvis man ønsker dette. Henvendelse til Kasper, hvis man ønsker at abonnere på internet.
Prisregulering ved havesalg fra 3000 til 3200, hvilket er bestemt af kredsen.
Fremover hæves boden ved mislighold af fx hæk fra 100 til 250 kr.
Kan budgettet godkendes?
JA: 62 NEJ: 2
Ingen på valg til formand og kasserer posterne
Valg af bestyrelsesmedlem
Bestyrelsesmedlem for en 3-årig periode: Rasmus, have 83
suppleant for 1 år, med deltagelse i bestyrelsesmøder: Anders, have 73
suppleant for 1 år: Annette, have 81
Valg af revisorer
For en 2-årig periode: Marianne, have 26
For en 1-årig periode: Jette, have 76
suppleant for 2 år: Annike, have 102
suppleant for 2 år: Anne, have 68
Valg af vurderingsudvalg
Lars, have___ er genvalgt
Suppleant for 1 år: Kasper 94
Eventuelt
Erkendtlighed til Børge, have 2, som er flagmand.
Fanebærer: fanen bor hos Kasper i have 94, og man må gerne bruge den ved fx begravelser. Hvis man er interesseret i at være fanebærer, så henvend dig til Kasper.
Renovation: Affald/Varme laver fejl, og tømmer ikke altid rettidigt. Kasper har rykket for det. Man kan se tømningsdatoerne på vores hjemmeside i kalenderen.
Lad være med at overfylde affaldsbeholderne til husholdningsaffald, men gå en tur rundt til de andre skraldeområder, og find plads i en af beholderne der. Skrald og svineri avler blot mere af det samme + måger og rotter.
Lad være med blot at stille storskrald rund omkring. Det bliver kun hentet, hvis du bestiller det telefonisk hos Kredsløb (Aarhus Kommune) på 77 88 10 10. Du kan ikke bestille elektronisk til en haveforening. Sæt en seddel på dit storskrald, hvor du skriver ”storskrald”.
Respekter at man ikke må være til gene for andre. Sidste år var der rigtig, rigtig mange klager over støj. Bestyrelsen er ikke interesserede i at være ”politi”. Vi opfordrer til dialog med naboer. Der er allerede begyndt at komme klager igen i år.
Der er ingen nedskrevne regler om, at man skal holde sin have ukrudtsfri i et bestemt antal centimeter ind til naboen.
Opfordring til at der strammes op på orden i haverne. Tip Grøntudvalget (Fleur, have 25 og Annike, have 102) hvis der er noget, de skal lægge mærke til ved deres månedlige runder. Noget mislighold er en opgave for bestyrelsen, andet for grøntudvalget. Gå i dialog med din nabo, frem for straks at kontakte bestyrelsen.
Erkendtlighed til Annette, som har været kasserer i bestyrelsen, og nu har givet stafetten videre.
Erkendtligheder til 2 50 års jubilarer: Tonny i have 33 og Inge i have 14
Tip gerne bestyrelsen, hvis I kender til andre jubilarer. Bestyrelsens systemer har ikke det fulde overblik.
Tip også gerne om alternative steder at holde Generalforsamling i stedet for Godsbanen, hvor man ikke kan få smørrebrød, men kun kagebord. Desværre er Studenterhus Aarhus ikke længere en mulighed. Men kender I et andet sted, evt. et fælleshus/festlokale/mødelokaler hos firmaer, som evt. er tættere på haveforeningen, så lad det gå videre til bestyrelsen.
Tak for god ro og orden.
Godkendelse af referat:

Kirstine, have 5, referent Annike, have 102, dirigent