Referat af bestyrelsesmøde d. 03.04.24

Til stede:
Fleur, Tina, , Anders L, Vibe, Niels Chr.

Fraværende : Anders V, Rasmus, Karin

Referent: 

Tina Koch Jensen

Dagsorden:

  • Godkendelse af dagsorden
  • Næste møder
  • Grønt udvalg
  • Økonomi
  • Havesalg
  • Formandskab
  • Udlejning af materialer
  • Trillenet (fælles internet)
  • Byggesager
  • Venteliste
  • Renovation og affaldsøer
  • Fællesveje i haveforeningen
  • Fælles arbejdsdage
  • Nye elmålere
  • Fælleshave
  • Dagsorden til næste møde

Referat: 

1. Godkendelse af dagsorden og kommentar af sidste referat:

Dagsorden er godkendt samt sidste referat 

2. Næste møder:

Næste møde tirsdag d. 07.05,24 hos Niels Chr. Og derefter tirsdag d. 11.06.24 hos Vibe samt 02.07.24 hos Tina

3. Grønt udvalg:

Fleur har bestilt containere til samtlige arbejdsweekender. Ligeledes leveres der stabilgrus til dækning af huller, samt ral til brug for indgang ved haveforeningen.

Der er rundsendt havevandringsinfo til samtlige kolonister.

3. Økonomi:

Vi har besluttet at der refunderes 300 kr. for mad til bestyrelsesmøder.

Vi har dårlig økonomi mht. brugere på internet. P.t. er der kun 5 betalende af 1000 kr. og vi betaler 12.000 om året til Fibia, der skal flere brugere på i 2024

Mht. til regning fra Frederiksbjerg el på 65000 kr, er der fortsat ingen afklaring/udspecificering så den er ikke betalt endnu. Afventer svar fra El firma.

3. Havesalg:

Der kommer 2 nye haver til salg.
– Bøgevej 97

– Elmevej 43


1 have solgt på nuværende tidspunkt i 2024

4. Formandskab:

Suppleant skal på kursus – Fleur undersøger

Fleur kontakter have biologen Henrik med 2 datoer for arrangement evt. 4/6 eller 13/6 kl. 18.30 til 20.30 hvorefter vi laver tilmelding via hjemmesiden

Niels Chr. køber ny mekanisk nøgleboks til opsætning ved container.

Kredsen har fået nye åbningstider tirsdag er fra kl. 16-18.30 (sidste tirsdag i måneden er lukket)

Der er kommet nyt skriv fra kredsen vedr. byggeretningslinjer, denne er rundsendt til alle i bestyrelsen samt til vurderingsrådet.

Vandproblem ved Rønnepladsen, Niels Chr. undersøger nærmere

5. Udlejning af materialer:

Der er blevet lagt nye priser ind på udlejning af værktøj og partypakke. Der har været problemer med udlejning af trailer fra dag til dag, dette er nu tilrettet.

6. TrilleNet (fælles internet):

Fleurs tager fat i tidligere formand – der skal tages aktion på at få flere på nettet.

7. Byggesager:

Der er ca. 14 haver, som mangler at blive kloakeret. Der er sendt en rykker ud til haveejerne.

Status på ovenstående, vi har ikke hørt yderligere fra Aarhus vand, så vi går ud fra at der er afleveret på de resterende haver.

Status på igangværende byggesager: Intet nyt da Rasmus er fraværende på dette møde

Have nr.Dato for byggetilladelseStatus
Have 106-07-2021Får ibrugtagnings tilsyn inden sæsonstart
Have 605-09-2023Genansøgt på tidligere byggeansøgning
Have 706-06-2023
Have 10Udløbet / StoppetByggetilladelse af udløbet. Byggeri skal lovliggøres.
Have 1614-03-2023
Have 2805-10-2021Byggetilladelse er udløbet. Have-lejeren er blevet informeret om, at de skal lave en ny byggeansøgning.
Have 6408-11-2022
Have 7810-05-2022
Have 8614-03-2023

8. Venteliste:

Der er 26 på venteliste pt.

9. Renovation og affaldsøer:

Ca. 1/3 del af kolonisterne har afhentet Informationsmateriale/skraldesæt hos Fleur.

Det ser ud til at der er fint plads ved skraldeøerne til de nye skraldespande.

10. Fællesveje i haveforeningen:

Vi er nu gået i gang med reetableres af fællesvejene. Der lappes huller med stabilgrus, og der bestilles ral til påfyldning ved hovedindgang

11. Fælles arbejdsdage:

Fordeling af ansvar for arbejdsweekender:

20/4 Anders L

25/5 Niels

22/6 Tina

20/7 Fleur

24/8 Vibe

21/9 Rasmus eller Anders V, eller Karin

19/10 Rasmus eller Anders V, eller Karin

12. Nye elmålere:

Det forventes at der er økonomi allerede nu til at vi skifter samtlige målere i et hug. Anders Valente oplyser at Bravida ikke vil udføre opgaven, når vi ikke køber målere af dem. Anders er i gang med at undersøge med et andet firma, og vi kontakter også Frederiksbjerg El for tilbud, BA tech skal kontaktes for at høre hvornår de kan leveres samtlige målere.

13. Fælleshave:

Intet nyt

14. Dagsorden til næste møde:

  • konstituering af bestyrelsen – Rasmus forbliver næstformand
  • Nye Elmålere
  • Trillenet
  • Vedr. åbning af vand – kontrol af vandspil på foreningssiden

Referat af bestyrelsesmøde d. 21.02.2024

Til stede:
Fleur, Tina, Rasmus og Anders L

Fraværende : Anders V 

Referent: 

Rasmus Braüner Norup

Dagsorden:

  • Godkendelse af dagsorden
  • Næste møder
  • Grønt udvalg
  • Økonomi
  • Havesalg
  • Formandskab
  • Udlejning af materialer
  • Trillenet (fælles internet)
  • Byggesager
  • Venteliste
  • Renovation og affaldsøer
  • Fællesveje i haveforeningen
  • Fælles arbejdsdage
  • Nye elmålere
  • Fælleshave
  • Dagsorden til næste møde

Referat: 

1. Godkendelse af dagsorden og kommentar af sidste referat:

Dagsorden er godkendt samt sidste referat 

2. Næste møder:

Næste møde er til generalforsamlingen d. 17. marts. – (dagsorden udsendes 14 dage før)

Næste bestyrelsesmøder planlægges efter konstitueringen af den nye bestyrelse. 

Vi planlægger at åbne for vandet i haveforeningen d. 24. marts (Rasmus, Arne, Niels og Preben hjælper). Der skal købes ny stophane nøgle ifm. åbning.

Årskalender 2024:

Generalforsamling 17. marts
Bestilling af skraldespands tømninguge 12 til opstart uge 14
Åbning vand24. marts eller i uge 14 
Flaghejsning31. marts
1. arbejdsweekend20. april
2. arbejdsweekend25. maj
3. arbejdsweekend22. juni
Sankt Hans aften24. juni
4. arbejdsweekend20. juli
Sommerfest17. august 
5. arbejdsweekend24. august
6. arbejdsweekend21. september
7. arbejdsweekend19. oktober
Flagstrygning27. oktober 
Lukning af vanduge 45

3. Grønt udvalg:

Der skal bestilles container til den første arbejdsweekend 20.04.2024. (Fleur) 

3. Økonomi:

Der er blevet lavet et budget for 2024, som bliver fremlagt på generalforsamlingen.

Årsregnskabet er underskrevet af revisionen den 04. februar.24

3. Havesalg:

Der kommer 2 nye haver til salg.
– Bøgevej 97

– Elmevej 45 

4. Formandskab:

Vores nuværende vurderingsfolk er fortsat godkendte, men suppleant mangler kursus.

Fleur er blevet kontaktet af en biolog, som kan hjælpe med at øge biodiversiteten i haveforeningen. Vi påtænker at planlægge, at lave et arrangement med en havevandrings tur med ham.

Der er kommet 3 indkomne forslag til ændringer af bl.a. haveforeningens vedtægter. Forslag blev gennemgået på bestyrelsesmødet og vil blive fremlagt på kommende generalforsamling.

5. Udlejning af materialer:

Intet nyt

6. TrilleNet (fælles internet):

Intet nyt

7. Byggesager:

Der er ca. 14 haver, som mangler at blive kloakeret. Der er sendt en rykker ud til haveejerne.

Status på igangværende byggesager:

Have nr.Dato for byggetilladelseStatus
Have 106-07-2021Får ibrugtagnings tilsyn inden sæsonstart
Have 605-09-2023Genansøgt på tidligere byggeansøgning
Have 706-06-2023
Have 10Udløbet / StoppetByggetilladelse af udløbet. Byggeri skal lovliggøres.
Have 1614-03-2023
Have 2805-10-2021Byggetilladelse er udløbet. Have-lejeren er blevet informeret om, at de skal lave en ny byggeansøgning.
Have 6408-11-2022
Have 7810-05-2022
Have 8614-03-2023

8. Venteliste:

Der er 23 på venteliste pt.

9. Renovation og affaldsøer:

Der kommer en ny skraldespands-ordning. Aarhus Affald har fremsendt forslag til nye fordeling af affaldsbeholdere/containere, hvilket vi har godkendt. Der kommer informationer om sortering og affaldsposer ud ifm. sæsonstart.

10. Fællesveje i haveforeningen:

Der er blevet skrevet ud, at veje ikke ønskes påkørte af bil i vinterperioden.

Veje skal reetableres ved sæsonstart.  

11. Fælles arbejdsdage:

Iht. årskalender i afsnit 2.

12. Nye elmålere:

Vi vil på førstkommende bestyrelsesmøde efter generalforsamlingen opsætte en plan for igangsætning af udskiftning af målere. Anders Valente bliver projektleder.

13. Fælleshave:

Intet nyt

14. Dagsorden til næste møde:

  • konstituering af bestyrelsen
  • Fordeling af fælles arbejdsdage
  • Arrangere arrangement med biolog 
  • Elmålere 
  • TrilleNet

Referat af bestyrelsesmøde 09.11.23

Til stede: Fleur, Anders L, Anders V, Rasmus, Maria, Tina

Dagsorden:

  1. Godkendelse af Dagsorden.
  2. Næste møder.
  3. Udvalg.
  4. Formandskab.
  5. Øvrigt – siden sidst.
  6. Planlægning.
  7. Byggesager.
  8. Evt.  

Referat:

1. Godkendelse af dagsorden: 

Enstemmigt godkendt.

2. Næste møde:

21/2-2024 hos Tina

3.a Grønt:

Fleur kontakter kredsen vedr. regler for træers højde og bredde i kolonihaver, til brug for eventuelle stridigheder naboer imellem.

3.b Økonomi:

Intet nyt- udover at der opkræves 325 kr. i december til opsparing af nye el -målere

3.c Havesalg:

Siden sidst er have 61 og 111 solgt. 111 er købt af have 45 så dette hus forsøges solgt i dec. 23

4. Formandsskab:

Flagstrygning  i år blev en meget våd omgang, men alligevel kom der en pæn     flok. Drøn ved og omkring Rønnevej er blevet spulet. I alt har vi fået spulet 3 gange. Der arbejdes på at lave en bedre kloakløsning så der ikke bliver oversvømmelse på Rønnevej

5. Øvrigt – siden sidst:

Medlemmer oplyses at der er mulighed for indkomne forslag til generalforsamling. Skal være formand i hænde senest 31.01.24

Der afholdes generalforsamling 17.03.24 kl 18.00

14 dage før mødet udsendes mødeindkaldelse.

Vedr. lukning af vand. Stophanerne er ikke lukket men kun hovedhanerne.

Der købes en ny stophanenøgle da den gamle er forsvunden

6. Planlægning:

 Vi forventer igangsætning af udskiftningen af elmålere kort efter sæsonstart 2024. Anders Valente bliver projektleder og Tina undersøger økonomi til rådighed for 2024

7. Byggesager:

Der bliver skrevet ud til alle dem som har byggetilladelser som udløber i 2023.

Referat af bestyrelsesmøde 28.09.23

Til stede:
Fleur, Tina, Rasmus, og Anders L, 

Afbud

Anders V. og Maria P(suppleant)

Referent: 

Anders L

Dagsorden:

  • Godkendelse af dagsordenen
  • Næste møder
  • Grønt udvalg
  • Økonomi
  • Havesalg
  • Formandsskab
  • Udlejning af materialer
  • Trillenet (fælles internet)
  • Byggesager
  • Venteliste
  • Renovation og affaldsøer
  • Fællesveje i haveforeningen
  • Fælles arbejdsdage
  • Nye mailadresser
  • Nye vandmålere
  • Fælleshave
  • Dagsorden til næste møde

Referat: 

1. Godkendelse af dagsordenen:

Det er godkendt

2. Næste møder:

9. november hos Maria

6. december hos Anders 

3. Grønt udvalg:

3. haver som har fået et rekommanderet brev med manglende vedligehold. 

2 af haverne har fået gjort noget ved det.

En mangler dog stadig at få gjort det sidste.

Præmiehaver: 3 har fået en præmiehaver.  Der er besluttet, at hver have får 1000 kr. at spise for, da der ikke er præmiefest i år 2023. Haverne skal komme med deres bon, når de har spist et sted i byen.

3. Økonomi:

Nyt El skab og 40 m  el ledninger på Rønnevej 51.500 kr. kostede det.

Cirka 15.000 kr. i ekstra indtægt, da der er en del haver, som ikke har deltaget i havearbejde. 

Der opkræves el og vand i november måned. Vand bliver automatisk registreret. El skal af læses sidst i oktober. 

3. Havesalg:

Have 61 har været til salg, og der er en køber. Mangler betalingen og får underskrevet papirerne.

Have 111 skal sættes til salg, undersøges om der ligger en ibrugtagningstilladelse.

Birkevej 52 har ytret ønske om salg, men vi har endnu ikke modtaget opsigelsen retur endnu.

4. Formandskab:

Fleur har ringet til flere forskellige VVS selskaber angående dræn. Kim fra Nova 24 kom.

Der var dog nogle af haverne, som ikke har låst deres havelåger. Så de blev nødt til at komme en anden dag. 

Anden gang kunne VVS medarbejderen ikke finde dræn, så de blev nødt til at komme for tredje gang. Der er besluttet, at der afsættes 4000 for lige år og 7000 kr. for ulige år til dræn.

Repræsentskabsmøde, ingen kunne dog deltage. Referat kommer senere. Fleur vil gerne have stikord  på året der gik til generalforsamling.

5. Udlejning af materialer:

Der er kommet et telt,som man kan leje fremadrettet. 

Det går godt med de nye ansvarlige for udlejningen. 

Priser skal opdateres til næste sæson

150 kr. for et telt

150 kr for partypakken.

Motoriseret haveredskaber : 

En halv dag, 80 kr. og 150 kr. for en hel dag.

Traileren: 30 kr. for en halv dag og 55 for en hel dag. 

Brændekløver, afretter sæt og kompressor er 50 kr for en halv dag og 90 for en hel dag. 

6. TrilleNet (fælles internet):

Der er 4 som afventer med at komme på Trillenet.

..

7. Byggesager:

Der er en som har fået ibrugtagningstilladelse. 

Rasmus vil sende reminder til verserende byggesager. Ellers ikke noget nyt,

8. Venteliste:

5 nye medlemmer, 46 i alt på ventelisten

9. Renovation og affaldsøer:

Ikke nyt

10. Fællesveje i haveforeningen:

Der er blevet leveret stabilt grus. Rail skal fordeles fra parkeringspladserne.

11. Fælles arbejdsdage:

Den sidste 8. oktober 

Hæk klipning og lugning.

12. Nye mailadresser:

Ikke noget nyt og slettes fremadrettet

13. Nye vandmålere:

Ikke noget nyt og slettes fremadrettet. 

14. Fælleshave:

Der er ikke noget nyt. 

14. Dagsorden til næste møde:

Stikord til generalforsamling.

Vi vil foreslå, at vi skal være to mere i bestyrelsen til næste sæson.

Snak om elmåler økonomi og ansvarsfordeling

Referat bestyrelsesmøde 17.08.23

Tilstede: Maria, Anders V., Anders L., Rasmus, Tina og Fleur

Referent: Anders V

Pkt. 1:

Godkendelse af tidl. Ref.:

Ændring: Den foreningsmæssige værdi pr. 2023 er 1.979 kr. og som beskrevet i seneste ref. fra generalforsamling, hæves vandprisen på haveværdien fra 5.000 til 8.500 kr.

Pkt. 2:

Næste møde hos Rasmus 28/9.23

Pkt. 3:

Grønt udvalg

Lidt hække mangler at blive klippet.

Begyndende buer skal også holdes.

3 haver fik 2. påtale., de modtager rekommanderet brev såfremt påtale ikke er udbedret., derefter konsulent fra århuskredsen som vurderer vores påtale, derefter mulighed for gartner for ejers egen regning.

Præmiehaver: nummer 2, 33, 94 har vundet præmiehave. Intet nyt om hvornår præmiefesten afholdes, dato kommer senere.

Der er vundet en ærespræmie, vinderen annonceres senere 😊

Pkt. 4:

Økonomi:

Efter næste havesæsonen 2024 skal det vurderes om internet skal fortsættes. Omkostningerne er høje ift. antal brugere.

Fleurs mand er internet montør, Kasper koder internettet.

Vi skal finde flere brugere til internet i løbet af vinteren, så der er masser af brugere når sæsonen starter.

Der er 40 på venteliste.

Sommerfest:

Festen kostede 17.300, der var 32 deltagere.

Sommerfesten var god og alle var glade. Underholdningen blev taget godt imod.

Vi overvejer om konceptet skal ændres, for at øge deltagerantallet.

Skal det afholdes tidligere så børnefamilier bedre kan deltage?

Måske en lørdag? Måske rykke datoen? Så skal der tages hensyn til ferie, festivaller og festuge.

Skal vi lave opslag på FB, hvor folk kan komme med forslag til hvad der vil få dem til at deltage.

Pkt. 5:

Havesalg:

5, 61 og 87 kommer til salg i august/september 2023

Pkt. 6:

Formanden:

Enden af Lærkevej holdes lukket. Kommunen har kontaktet os for at få den åbnet, vi svarede (med hjælp fra nr. 2) og vi forventer ikke at høre mere fra kommunen.

Der er ikke kommet tilbagemelding til børnearrangement.

Fleur er blevet kontaktet af formandsgruppen.

Humlehaven vil gerne at vi reklamerer for dem, de har meget få på venteliste.

SMS systemet har været nede.

Fleur kontankter Kasper ang. procedure vedr. rensning af dræn.

Næste bestyrelsesmøder:

25/10 hos Maria

15/11 has Anders L.

Pkt. 7:

Pilevej 75 vil gerne stå for udlejning og vedligehold af maskiner og andet.

Vi er meget taknemlige.

Der har været meget udlejning, især partypakken. Vi indkøber nye stole, da de trænger.

Vi vil snarest revurdere priser på udlejning.

Pkt. 8:

Trillenet:

Vi vil gerne vide hvem der er interesseret næste år.

Opkrævning kører marts til marts.

Pkt. 9:

Byggesager:

Tina skulle kontakte kredsen omkring verserende byggesager. De har haft ferie.

Have 11 afventer ibrugtagningstilladelse fra kredsen.

Vi har fortsat 2 byggetilladelser som er udløbet, kredsen er kontaktet og vi forventer at de reagerer.

Anders V. kontakter kredsen.

Der er 7 haver som har byggetilladelse, flere udløber i år.

Pkt. 10:

Affaldsøer: Det spiller

Pkt. 11 :

Fællesveje: Arne kører rundt på ATV og leverer ral.

Pkt.12:

Er der brud på hovedledningen?

Måleren til hovedledningen er kommunens. Vi har oplevet en vandpyt og der var mistanke om brud ved rønnepladsen.

Der er tidligere repareret brud på hovedledningen.

Pkt. 13:

Fælles arbejdsdage:

Hækken skal klippes igen.

Sidste arb. dag gik godt: ikke så mange deltagere og kort dag.

Men det blev et flot resultat.

Rasmus klipper hæk 7/10,

Ny vandmåler projekt, Tina er i dialog med BA tech., Det er uoverskueligt hvilke målere der hører til hvilke haver. De skal ændre deres informationsformular

Fælles have:

Opfølgning følger

Evt.:

Drænrør:

Fleur kontankter Kasper ang. procedure vedr. rensning af dræn.

Dagsorden til næste gang:

Økonomi omkring El målere. De ældste først?

Revurdere priser på udlejning

Ansvarlig for kontakt vedr. spul af dræn

Ansvarlig vedr. nye elmålere

Referat af bestyrelsesmøde d. 22.06.23


Til stede: Fleur, Tina, Rasmus, Anders V., Maria P (suppleant)
Fravær: Anders L
Referent:
Tina

Dagsorden:

  • Godkendelse af dagsorden
  • Næste møder
  • Grønt udvalg
  • Økonomi
  • Havesalg
  • Formandskab
  • Udlejning af materialer
  • Trillenet (fælles internet)
  • Byggesager
  • Venteliste
  • Renovation og affaldsøer
  • Fællesveje i haveforeningen
  • Fælles arbejdsdage
  • Nye vandmålere
  • Fælleshave
  • Sommerfest
  • Dagsorden til næste møde

Referat:

  1. Godkendelse af dagsordenen:
    Der er ingen kommentar til sidste referat.
  2. Næste møder:
    Den 17.08.2023 – Maria på Bogfinkevej 63 (udenfor haveforeningen)

Den 28.09.2023 – Rasmus på Rønnevej 83

  1. Grønt udvalg:
    15 haver fik først påtale efter primo gennemgang juli . 2. have gennemgang, her har alle været i gang så super godt.
    Sidste års havevindere var med rundt og vurdere haver, hvor der blev 7 haver nomineret.
    Vi gennemgik spørgeskema fra kredsen omkring deltagelse og bekendtskab med
    præmieoverrækkelse og fest.
  2. Økonomi:
    Vi besluttede ekstraordinært at øge den forretningsmæssige værdi i forbindelse med
    eventuelle havesalg i 2023 med de 3100 kr. som er indbetalt fra kloakering.
    1700 kr. tilgår på vand og 1400 på den forretningsmæssige værdi.
    Dette med bevidsthed om at en sådan beslutning skal foregå på en generalforsamling. Men for at tilgodese nuværende sælgere i haveåret. Beløb revurderes år 2024
    Der er opkrævet a/conto el som trækkes via pbs 03.07.2023.
  3. Havesalg:
    Der er ændret på salgsprocessen på hjemmesiden. P.t. er der kun 1 hus, der er meldt klar til salg.
  4. Formandskab:
    Ud fra Lærkevej 1 laves der et hegn, for at hindre gennemkørsel for folk uden for foreningen. Anders V. har bolden på dette. Sker snarest
    Vi skal have tjekket priser på opkrævning af udlejning, som iflg. medlem ikke stemmer med det de bliver opkrævet for,
    Nyhedsbrev fra kredsen er udsendt til bestyrelsen.
  5. Udlejning af materialer:
    Det er besluttet at vi spørger rundt i haveforeningen, om der er en som vil stå for
    bookingsystem /udlevering og vedligeholdelse af udlejningsmateriel.
  6. TrilleNet (fælles internet):
    Arne vil gerne være foreningens mand ifm. foreningen fælles internet.
    Arne holder et møde med Kasper(tidligere formand). Vi rykker Kasper for aftale
    Der er blevet købt 5 nye internet enheder ind, så flere kan komme på det fælles internet.
    Der skal laves et økonomisk dokument ifm. det at komme på trillenettet. Maria laver dette i løbet af den næste uge
  7. Byggesager:
    Vi kontakter kredsen for at høre hvad der sker med ikke godkendte byggetilladelser.
  8. Venteliste:
    Der er 38 på venteliste pt.
  9. Renovation og affaldsøer:
    Der bliver sat skilt op om at det ikke er tilladt at efterlade storskrald ved affaldssøerne.
    Storskrald skal følge de regler som er beskrevet på vores hjemmeside.
  10. Fællesveje i haveforeningen:
    Arne finder tid snarest tid at fordele ral på fællesveje.
  11. Fælles arbejdsdage:
    Alle fælles hække blev klippet d. 10.07.2023.
    Der var stort fremmøde til sidste arbejdsdag.
  12. Nye vandmålere:
    Tina er i dialog med BA Tech vedr. alarm i sommerperioden.
  13. Fælleshave:
    Vedr. forespørgsel for interesse for lod ved fælleshaven – her har 5 vist interesse. Fleur melder ud til de 5 parter pr. mail.
    Marianne Siersbæk, Kasper Egelund, Dennis Oyong, Lea Norup og Lina Alassadi har fået retten til at have et havelod i 2024 og 2025, eftersom de har tilmeldt sig det efter en fælles forespørgsel i haveforeningen.
  14. Sommerfest
    Der blev vedtaget et festudvalg til sommerfesten den 11 august.
    Fleur, Maria og Tina holder første møde d. 05.07.23 i festudvalget.
  15. Dagsorden til næste møde:
  • Er der nogen, der har meldt sig som hjælper til materialeudlejning?
  • Status på sommerfest
  • Hvorledes får vi igangsat udskiftning af el-målere – økonomi og hvilke målere først
  • Er der tilbagemelding på børnefest

Referat ordinær generalforsamling 12.03.2023

Ordinær Generalforsamling 2023, Haveforeningen Trillegården 

12.03.2023 kl. 18 i Åby Bibliotek 

1. Valg af referent 

Kirstine, Lindevej 5 

2. Valg af dirigent 

Annike, Bøgevej 102 

Annike takker for hvervet, Generalforsamlingen er rettidigt indkaldt i overensstemmelse 

med foreningens vedtægter. Indkomne forslag er sendt ud sammen med dagsordenen

Granvej 107 er forslagsstiller, og til stede. Øvrige forslag er indsendt fra bestyrelsen

Stemmetællere

Mette, Lærkevej

Heidi, Elmevej 49 

Lars, Egevej 15 

Gennemgang af dagsorden. Rettelse: Kirstine modtager ikke genvalg, som der ellers står

dagsordenen

Opfordring til at holde dagsordenen. 

Bagkant: vi vil gerne lukke mødet senest kl. 21 

3. Beretning v/bestyrelsen 

Kasper står for beretningen

Dejligt at kunne have en normal sæson post corona. Året forløb relativt normalt. Ved 

vandåbning viste der sig at være et brud, som blev ordnet

Bestyrelsen har som noget nyt indført, at folk der gerne vil venteliste, skal møde op til 

infomøde om det, at have kolonihave v. bestyrelsen, som afholdes inden hver 

arbejdslørdag. Derefter kan de tilkendegive, at de faktisk gerne vil ventelisten

Igen i år var der Sant Hans, hvilket igen i år var hyggeligt. En god anledning til at mødes

Aarhus den 12.03.2023 

Efter sommerferien var der sommerfest i telt på pladsen, og dagen efter børnefest, hvor 

børnene byggede fuglehuse. Gode input til andre arrangementer modtages gerne

Vi havde ekstraordinær generalforsamling, hvor det blev vedtaget, at vi i foreningen skal 

have installeret digitale el- og vand målenere. Der kommer informationer ud, når arbejdet 

påbegyndes

Flagstrygning blev holdt som vanligt

I år har vi haft en bom for indkørslen til haveforeningen, hvilket efter lidt startproblemer 

lader til at virke godt. Det har været en rolig vinter, med færre indbrud, og uden folk, der 

hænger ud og handler med stoffer på ppladsen

Enkelte haver er ikke tilsluttet kloak endnu, og disse haver er nu overdraget til Aarhus 

Kommune, som håndterer sagerne

Der har været snak om, hvordan vi senere kan værdisætte kloakeringen for den enkelte 

have. Dette kan først lade sig gøre, når alle haver i Aarhus Kommune er kloakeret, hvilket 

sker i løbet af 2024. Det er noget, der kan tages op til næste års generalforsamling

Bestyrelsen har arbejdet på, at viden i bestyrelsen og processer for opgaver er blevet delt

og talt grundigt igennem, således at hele bestyrelsen har en større indsigt i arbejdet

Et spørgsmål ang. værdien af kloakeringen: får folk der sælger i den kommende tid, noget 

for det? Svaret er nej. 

Kasper præciserer: kloakværdisættelse handler om, hvad den FÆLLES kloakering ude

vejene skal være værd. Ens egen tilslutning på grunden er prissat til 13.000 kr

4. Årsregnskab med evt. revisorberetning 

Tina, kasserer, står for beretningen

Der er spørgsmål ang. den fælles brandforsikring: det er den lovpligtige brandforsikring

som vi i foreningen har, og den enkelte have kan blive medlem af. Den koster ca. 500 kr om 

Aarhus den 12.03.2023 

året. Det er den absolutte minimumsforsikring. Man kan også have sin egen forsikring, men 

alle skal have en forsikring

Vi har sat beløbet for vederlag til bestyrelsen ned, så de kommer ned det beløb, som 

man må få, uden at skulle betale skat af det

Der er fortsat luft i budgettet til, at øvrige medlemmer, som yder en indsats for foreningen, 

kan få et vederlag for dette

Tina gennemgår de forskellige poster

Jette, Pilevej 76: revisionen har ingen bemærkninger, det ser fint ud. Jette er ny i opgaven

og gør selv opmærksom på dette. Der vil i løbet af året blive foretaget en uanmeldt 

stikprøve

5. Indkomne forslag 

Åbning af/adgang til vand 

Anders fra Granvej 107: Baggrund for forslag: træls med ingen vand, når man går og 

ordner på haven uden for sæson. Træls at skulle slæbe dunke med vand frem og 

tilbage

Kommentarer: 

risiko for frostsprængninger 

brøndene er ikke frostsikre, men frostfrie: flamingolåg skubbes nogle gange op/af, 

når grundvandet står højt. sker der skader, hvis det fryser 

bøvl med vinterbeboer 

andre kan godt slæbe vand med i haven om vinteren 

irriterende ikke at kunne komme på wc 

spørgsmål, om rørene er gravet ned i frostsikker dybde: kan ikke klare hård frost

kun let frost. Nogle steder er det ca. 80 cm nede

Diskussion om, hvis ansvar det er, hvis noget går i stykker pga. frost 

De 

nye vandmålere kan vel give alarm, hvis der sker et brud? Ja, det individuelle 

målere kan, ikke på hovedledningerne 

Aarhus den 12.03.2023 

– 

– 

Hvis den enkelte ejer, ikke kan betale ved et brud, så hænger hele haveforeningen 

på regningen 

Der er et lovforslag under bearbejdningen i forhold til vinterbeboelse i kolonihaver

og konsekvenser ved brud på reglerne. Yderste konsekvenser kan være, at hele 

foreningen lejemål

Ved håndsoprækning indikeres det, hvor mange, der kunne have brug for 

vintervand: ca. 4 af de tilstedeværende ved GF 

Problematisk, hvis flere bliver vinterbeboere. Det kan i sidste ende få alvorlige 

konsekvenser for alle, hvis foreningen risikerer kollektiv opsigelse 

Man kan bruge regnvand til at skylle ud i wc 

Her ved åbningen, var der 6 haver, som ikke havde lukket for egen brønd 

– 

Tag 10 vand med, hvis man vil bruge haven i løbet af vinteren 

Spørgsmål til 1b om fælles vandhaner: det teknisk muligt at etablere, men hvem 

skal betaler for det vandforbrug? Det ville koste en del at etablere 

Risikoen for, at nogle vil være vinterbeboere, er stor. Meget ærgerligt, hvis det går 

ud over alle, og alle bliver opsagt

Afstemning ved håndsoprækning, alle haver har 2 stemmer: 

1.A Vil man have vintervand, stemmer man ja. 18 stemmer for vintervand, og der skal være 43 

stemmer for flertal, så dette er nedstemt

1.B Vil man have en fællesvandhane, stemmer man ja: 10 stemmer for. Forslaget er nedstemt

Værdiansættelse af vandtilslutning 

Kommentarer: nej. Vi sender til afstemning

2: Overvældende flertal

Fællesarbejde 

Kommentarer: 

Hvad med pensionister? Det kan få en nem opgave, som at grille pølser 

Der er nemme opgaver, til folk der ikke kan holde til meget

Aarhus den 12.03.2023 

Der er 7 arbejdsdage, og hvis man ikke kan nogle af dagen, kan man lave 

individuelle aftaler, ved henvendelse til bestyrelsen 

Hvad hvis man ikke betaler gebyret? I sidste ende risikerer man opsigelse, som ved 

andre ting, fx manglende haveleje og manglende betaling af el og vand 

Forslag om at lave en arbejdsliste til opslagstavlerne 

Hvem skal kontrollere, om man løser de individuelt aftalte opgaver? Det er op til 

bestyrelsen at uddele individuelle opgaver. 

Hvis man ikke har fået meldt sig til inden 1.4., så må man lige kontakte bestyrelsen 

Vil gerne slå et slag for arbejdsdagen, det er hyggeligt, og man arbejder i det tempo 

man kan. Alle bidrager efter evne

Man lærer hinanden at kende, når man er til arbejdsdag 

Anette siger, at hun i bestyrelsen i 6 år har været med til at diskutere, hvordan man 

får folk til at deltage i arbejdsdag. Hun synes, det er den mest enkle løsning, hun har 

set, og at den ser god ud. 

Tina siger, at hvis man ikke kan deltage, kan man jo bare betale de 500 kr

Afstemning: Stem ja, hvis du bakker op om forslaget med et gebyr ved udeblivelse fra 

fællesarbejde: Overvældende flertal, forslaget er vedtaget

6. Godkendelse af budget 

Spørgsmål til budget: hvorfor står havelejen ikke på listen? Det beklager vi, hvis det ikke 

står tydeligt. Nogle gange sættes prisen lidt ned, prisen på kloakeringen influerer på 

havelejens størrelse, og denne kender vi 30 år frem i tiden, da den er sat af Aarhus 

Kommune

Vederlag: Tina gennemgår posterne, og forklarer hvad de gives for. Det opfordres til, at 

man melder sig til at lave et stykke arbejde, fx koordinering af de nye elog vandmålere

Budgettet er godkend

7. Valg af formand/kasserer 

Aarhus den 12.03.2023 

Aftenens spændende punkt: Kasper har været formand længe, ca. 10 år. Har været en del 

af bestyrelsesarbejdet i ca. 15 år. 

Kasper render ikke skrigende bort, han har stadig sin have, og hans dør er åben for den 

kommende spørgsmål. Der vil være gode muligheder for at få hjælp og overlevering

Fleur vil gerne melde sig, hvis ingen andre stiller sig til rådighed. Klapsalver, og ingen 

modkandidater

8. Valg af bestyrelsesmedlemmer 

Følgende stiller op: Anders Lærkevej 3, Anders Pilevej 73 

Fung. Næstformand Fleur Arnox, Egevej 25 er på valg i 2024: Anders, Lærkevej 3 er 

valgt for 1 år 

Rasmus Norup, Rønnevej 83 er på valg i 2025 

Kirstine, Lindevej 5 er på valg, modtager ikke genvalg: Anders, Pilevej 73 er valgt for 3 

år 

1. suppleant er på valg for eet år, man deltager på bestyrelsesmøderne, modtager 

reduceret honorar, træder til, hvis der er fraflytning/sygemelding el. lign: Maria

Rønnevej 86 

2. suppleant er på valg for eet år, deltager ikke i bestyrelsesmøderne: Klaus, Egevej 23 

9. Valg af 2 revisorer (for 2 år) og 2 suppleanter (for 2 år

· 

Revisor Jette, Pilevej 76 er på valg, modtager genvalg: er genvalgt 

Marianne Siersbæk, Egevej 26 er valg i 2024 for en to-årig periode 

1. suppleant: Anne, Pilevej 68 

2. suppleant: Annike, Bøgevej 102 

10. Valg af vurderingsudvalg og suppleant 

Vurderingsudvalg 

Brian er på valg i 2024 

Lars er på valg i 2022 

Gert er på valg i 2023, modtager genvalg: Er genvalgt 

1. Suppleant er på valg for eet år: Anette, Rønnevej 81 

Aarhus den 12.03.2023 

11. Evt

Flagmand, som hejser flaget på ppladsen i weekender og helligdage: Børge

Lærkevej 2 

Fanebærer, vi har en officiel fane, som nogle gange er i brug ved GF eller ved 

begravelser af havemedlemmer. PT. står den i vores container, så opgaven er ikke 

at opbevare den, men at have ansvar for den. Den er godt oppe i årene. Henvend 

dig til bestyrelsen, hvis du gerne vil bruge den ved en begivenhed

Åbning den 26.3.23 er der nogen, der kan hjælpe? Karin tager gerne kaffe med. 

Gave til Kasper, som tak for mange års tro tjeneste. Stående bifald

Spørgsmål om foreningen ITsystemer: de bliver overdraget til ny formand 

Spørgsmål om grønt-containeren: man ikke smide noget i, som stikker ud over 

kanten. Vi får en bøde, når det sker. Hele træer IKKE smides i! Reglerne sendes 

ud igen, dette står Green team for

Risikerer vi en bøde, hvis folk ikke sorterer ordentligt? Folk er dårlige til at sortere 

ved affaldsøerne 

Containeren kommer, når der er arbejdsweekend 

Der bliver sat skilte containeren med reglerne 

Opfordring til, at Green Team om at være opmærksom folks hække. Henvend jer 

til Fleur og Annike, hvis der er bøvl med dette

Internet: hvor er informationerne om det? Der har været forsinkelse på det udstyr, 

haverne skulle have, hvis de ville på internettet. 

Tak til Kirstine for 3 års bestyrelsesarbejde 

Små byggeprojekter: hvem spørger man? PT. Rasmus fra bestyrelsen, formanden 

videresender det til ham. Kontaktoplysninger hjemmesiden skal opdateres 

Vi har en Facebook side, som hedder Haveforeningen Trillegården. Fin til plantebyt

kaffeaftaler mm. 

Aarhus den 12.03.2023 

For år tilbage var der snak om muligheden for høns i haverne: den har Aarhus 

Kommune lukket helt ned 

Når bestyrelsen får konstitueret sig, bliver der skrevet ud, om hvem der har hvilke 

poster, og hvordan man kan kontakte dem

Anette vil gerne hylde Kasper yderligere, han har været initiativrig og handlekraftig

Tak for god ro og orden

Formandsændringer

Underskrift af afgående formand Kasper Egelund, Bøgevej 94

Kasper Ege Cof Underskrift af ny formand Fleur Sloth, Egevej 25

Referat ekstraordinær generalforsamling 18/9-22

Åby Bibliotek 18.9.2022

Ekstraordinær generalforsamling Haveforeningen Trillegården på Åby Bibliotek

Stemmetællere: Jane, nr. 65, Inger nr. 80, Heidi nr. 49

Dirigent: Rasmus have nr. 83

Indkaldelse og dagsorden godkendt.

Dagens dagsorden er at stemme om de forslag om el- og vandmålere, som var til afstemning på
den ordinære generalforsamling, og som blev vedtaget dengang, men hvor vi var for få
medlemmer, til at afstemningen var gyldig. I dag skal vi se, om afstemningen kan bekræftes eller
ej.
Spørgsmål ang. den årlige omkostning ved driften/aflæsningen af de nye målere. Omkostningen
er: 3995 + moms pr. år (ca. 45 kr. pr. havelod pr. år)

Michael have nr. 70 har undersøgt tilbuddet nærmere, og ridser op, hvad systemet kan, og at han
står inde for det system, vi har tænkt os at anskaffe.

Tina læser forslag 1 højt om vandmålere, som også er udsendt på skrift. Man udfylder A1 og B1
med enten ja eller nej. Her have har 2 stemmer, uanset antal fremmødte pr. have.
Resultat: 44 JA, 0 NEJ
Tina læser forslag 2 højt om elmålere, som også er udsendt på skrift. Man udfylder A2 og B2 med
enten ja eller nej. Hver have har 2 stemmer, uanset antal fremmødte pr. have.
Der er et spørgsmål, om her og nu priser og konjunkturer, om firmaet kan levere, om værdien af
el- og vandmålere tilskrives haveværdien, og om prisen er uafhængig af elpriserne.
Ved næste generalforsamling stiller bestyrelsen forslag om, at værdien tilskrives haverne, men det
er ikke noget, der behandles på denne ekstraordinære generalforsamling.
Resultat: 44 JA, 0 NEJ

Referent: Kirstine, Lindevej 5

Ekstraordinær generalforsamling 18/9-22

Indkaldelse til ekstraordinær generalforsamling 

Søndag den 18. september 2022 kl. 18.00

Sted: Åby Bibliotek, Ludvig Feilbergs Vej 7, 8230 Åbyhøj

I forbindelse med den ordinære generalforsamling den 28. april 2022 var fremmødet desværre ikke tilstrækkeligt stort til at finansieringen af de stillede forslag kunne endeligt vedtages. Derfor indkaldes til en ekstraordinær generalforsamling, hvor finansieringsforslagene skal til endnu en afstemning. 

Begge forslag blev på den ordinære generalforsamling stemt igennem med stort flertal. Henholdsvis 64 for/0 imod og 62 for/2 imod.

Alle beløb i forslagene er primo 2022 tal.

Vi fik på generalforsamlingen en række tekniske ekspertspg. fra have 70 som vi ikke umiddelbart kunne svare med tilfredsstillende sikkerhed på. Disse har have 70 efterfølgende selv fundet svar på hos leverandøren og bekræfter positivt at de pågældende vandure lever fuldt op til det lovede omkring funktionalitet, lækagesporing, holdbarhed m.v.

Foreningen er vært for et par smørrebrød samt øl/vand, hvorfor tilmelding på selvbetjening.hftrillegaarden.dk er nødvendig.

Dagsorden (hver have skal have udleveret ét ark med stemmesedler)

  1. Valg af dirigent
  2. Valg af referent
  3. Valg af tre stemmetællere
  4. Forslag 1 (Stemmeseddel A1 og B1)

Det blev besluttet at vandmålerne skulle skiftes ud med digitale vandmålere og have mulighed for fjernaflæsning og lækagekontrol. 

Bestyrelsens finansieringsforslag er at bruge af de for meget indbetalte kloakpenge således at medlemmerne ikke skal have penge op af lommen – omkring kr. 2.100 pr. have.

Afstemning: Ønsker du at vi i haveforeningen modregner etableringen af de nye vandure i medlemmernes for meget indbetalte kloakpenge – o. kr. 2.100?

(Der kan stemmes: JA / NEJ)

Forslaget kræver jvf. vores vedtægter §10.13 at 2/3 af de fremmødte stemmer for. 

  1. Forslag 2 (Stemmeseddel A2 og B2)

Det blev besluttet at alle haveejere over de næste fem år skal have udskiftet deres elmålere til digitale fjernaflæste målere. 

Bestyrelsens finansieringsforslag er at bruge ‘resten’ af kloakpengene o. kr. 1.000 pr. have til at medfinansiere udskiftningen samt opkræve restbeløbet over elregningen de næste fem år – o. kr. 325 pr. år. 

Afstemning: Ønsker du at vi i haveforeningen medfinansierer udskiftningen af elmålerne med restbeløbet fra kloakpengene – o. kr. 1.000 samt opkræver restfinansieringen sammen med elregningen over de næste fem år. o. kr. 325 pr. år?

(Der kan stemmes: JA / NEJ)

Forslaget kræver jvf. vores vedtægter §10.13 at 2/3 af de fremmødte stemmer for.