Ekstraordinær generalforsamling 18/9-22

Indkaldelse til ekstraordinær generalforsamling 

Søndag den 18. september 2022 kl. 18.00

Sted: Åby Bibliotek, Ludvig Feilbergs Vej 7, 8230 Åbyhøj

I forbindelse med den ordinære generalforsamling den 28. april 2022 var fremmødet desværre ikke tilstrækkeligt stort til at finansieringen af de stillede forslag kunne endeligt vedtages. Derfor indkaldes til en ekstraordinær generalforsamling, hvor finansieringsforslagene skal til endnu en afstemning. 

Begge forslag blev på den ordinære generalforsamling stemt igennem med stort flertal. Henholdsvis 64 for/0 imod og 62 for/2 imod.

Alle beløb i forslagene er primo 2022 tal.

Vi fik på generalforsamlingen en række tekniske ekspertspg. fra have 70 som vi ikke umiddelbart kunne svare med tilfredsstillende sikkerhed på. Disse har have 70 efterfølgende selv fundet svar på hos leverandøren og bekræfter positivt at de pågældende vandure lever fuldt op til det lovede omkring funktionalitet, lækagesporing, holdbarhed m.v.

Foreningen er vært for et par smørrebrød samt øl/vand, hvorfor tilmelding på selvbetjening.hftrillegaarden.dk er nødvendig.

Dagsorden (hver have skal have udleveret ét ark med stemmesedler)

  1. Valg af dirigent
  2. Valg af referent
  3. Valg af tre stemmetællere
  4. Forslag 1 (Stemmeseddel A1 og B1)

Det blev besluttet at vandmålerne skulle skiftes ud med digitale vandmålere og have mulighed for fjernaflæsning og lækagekontrol. 

Bestyrelsens finansieringsforslag er at bruge af de for meget indbetalte kloakpenge således at medlemmerne ikke skal have penge op af lommen – omkring kr. 2.100 pr. have.

Afstemning: Ønsker du at vi i haveforeningen modregner etableringen af de nye vandure i medlemmernes for meget indbetalte kloakpenge – o. kr. 2.100?

(Der kan stemmes: JA / NEJ)

Forslaget kræver jvf. vores vedtægter §10.13 at 2/3 af de fremmødte stemmer for. 

  1. Forslag 2 (Stemmeseddel A2 og B2)

Det blev besluttet at alle haveejere over de næste fem år skal have udskiftet deres elmålere til digitale fjernaflæste målere. 

Bestyrelsens finansieringsforslag er at bruge ‘resten’ af kloakpengene o. kr. 1.000 pr. have til at medfinansiere udskiftningen samt opkræve restbeløbet over elregningen de næste fem år – o. kr. 325 pr. år. 

Afstemning: Ønsker du at vi i haveforeningen medfinansierer udskiftningen af elmålerne med restbeløbet fra kloakpengene – o. kr. 1.000 samt opkræver restfinansieringen sammen med elregningen over de næste fem år. o. kr. 325 pr. år?

(Der kan stemmes: JA / NEJ)

Forslaget kræver jvf. vores vedtægter §10.13 at 2/3 af de fremmødte stemmer for.

Referat fra bestyrelsesmøde 25.05.2023

Til stede:
Fleur, Tina, Rasmus, Anders V., Anders L, Maria P(suppleant)

Referent: 

Rasmus Braüner Norup

Dagsorden:

  • Godkendelse af dagsordenen
  • Næste møder
  • Grønt udvalg
  • Økonomi
  • Havesalg
  • Formandsskab
  • Udlejning af materialer
  • Trillenet (fælles internet)
  • Byggesager
  • Venteliste
  • Renovation og affaldsøer
  • Fællesveje i haveforeningen
  • Fælles arbejdsdage
  • Nye mailadresser
  • Nye vandmålere
  • Fælleshave
  • Dagsorden til næste møde

Referat: 

1. Godkendelse af dagsordenen:

Der er ingen kommentar til sidste referat, og dagsorden er godkendt. 

Tina ligger referater op på hjemmesiden.

2. Næste møder:

Den 22.06.2023 – Fleur på Egevej 25

Den 17.08.2023 – Maria på Bogfinkevej 63 (udenfor haveforeningen)

Den 28.09.2023 – Rasmus på Rønnevej 83

3. Grønt udvalg:

18-20 haver har fået påmindelse. Der er efterfølgende sendt faktura ud til 4 have, som ikke fik udbedret forholdet. 

Generelt så det fint ud. 

3. Økonomi:

Vi har fået fjernet æbletræet på parkeringspladsen på Birkevej og det kostede 3750 kr.

Det har kostet kr. 94.000 kr. at få monteret vandmålere. Vi afventer betaling af selve målerne til BA Tech har udfærdiget dokumentation og kvalitetskontrol.

BA Tech udfærdiger datafil til kasserer som afregninger hvert enkelt havelod

Anders L. og Tina har opsat nye salgsmapper i  fælles containeren.

3. Havesalg:

Der er en have som snart kommer til salg.

Anders L., Tina og Fleur afprøver opsat salgsprocedure og kontakter evt. (tidligere formand) Kasper vedr. salgsprocesser.

4. Formandsskab:

Thomas i have 103 hjælper Børge med flaghejsning i en periode.

Ud fra Lærkevej 1 laves der et hegn, for at hindre gennemkørsel for folk uden for foreningen. Anders V. har bolden på dette.

Der har været lavet graffiti på haveforeningsskiltet. Graffitien er nu blevet fjernet igen.

Maria og hendes mand vil gerne være behjælpelige ift. EL-koordineringsopgaver.

5. Udlejning af materialer:

Det giver en del arbejde at have denne udlejningsservice for bestyrelsen. Vi snakkede om alternative løsninger, så foreningen stadig har mulighed for at have noget udstyr.

6. TrilleNet (fælles internet):

Arne vil gerne være foreningens mand ifm. foreningen fælles internet. 

Arne holder et møde med Kasper(tidligere formand). 

Der er blevet købt 5 nye internet enheder ind, så flere kan komme på det fælles internet.

Der skal laves et økonomisk dokument ifm. det at komme på trillenettet. 

7. Byggesager:

Der er blevet skrevet til kredsens byggeudvalg vedr. åbne  byggesager samt status. Følgende er status fra kredsen.

Der er 9 haver med igangværende byggesager, hvoraf 2 haver har byggetilladelsen som er udløbet. Disse to haver er der fokus på fra bestyrelsens side

8. Venteliste:

Der er 28 på venteliste pt. 

9. Renovation og affaldsøer:

Det kører.

Der er blevet stillet nogle ting til kluns, hvilket ikke er tilladt i haveforeningen.

Det laves en reminder om dette på SMS.

10. Fællesveje i haveforeningen:

Der er intet nyt.

11. Fælles arbejdsdage:

Siden sidst har bestyrelsen fået introduktion til nøgleboksen til fælles containeren.

Der deltog 18 personer til sidste arbejdsdag den 13 maj 2023

Der har været for mange arbejdsopgaver på arbejdsdagen, så arbejdsopgaver i områder ikke blev færdiggjort. Vi foreslår at der laves mere indsats i enkelte områder, så man kommer mere i dybden med ukrudtet lokalt.

Der skal klippes hæk på næste arbejdsdag, hvor Tina står for det den 10 juni 2023

Tina skriver ud til medlemmerne vedr. forespørgsel på ekstra initiativ på klipning af hæk på parkeringspladsen i evt. en hverdag, så vi kommer lidt mere foran. Dette vil gælde for en arbejdsdag. 

12. Nye mailadresser:

Fleur giver ny password til  2x Anders.

13. Nye vandmålere:

Alle vandmålere er færdigmonteret, hvilket er gået efter planen.  

Anders L. og Anders V. + formandens telefon bliver stillet op til lækagealarm hos BA tech

14. Fælleshave:

Der skrives en fællesmail ud vedr. meningsmåling på hvor mange der er interesseret i at have et køkkenhave lod i fælleshaven. 

På næste bestyrelsesmøde planlægger vi de næste 2 år. 

14. Dagsorden til næste møde:

  • Sommerfest (festudvalg)

Bestyrelsesmøde april 2023

Referat af bestyrelsesmøde d. 20.04.2023

Til stede: Fleur, Tina, Anders L., Rasmus, Maria
Ikke til stede: Anders V (uden afmelding)

Referat:

  1. Godkendelse af dagsordenen:
    Enstemmigt godkendt.
  2. Næste møder:
  3. maj hos Anders L.
  4. Div. udvalg:
    3.a Grønt:
    Mandag den 1. maj går Green Team deres første runde.
    Fleur sender en reminder ud til folket.
    3.b Økonomi:
    Fleur er blevet godkender ansvarlig i banken
    Der bliver brugt nogle penge på at fjerne æbletræet på P-pladsen Birkevej.
    Ingen udestående skyldige poster på medlemmer.

3.c Havesalg:
Have nr. 24 (Elmevej) kommer til salg. Men de mangler ibrugtagningstilladelse.
Anders L., Tina og Fleur sætter sig sammen og kigger og ændre på proceduren for
havesalg.

  1. Venteliste:
    Der er pt. 28 på venteliste. Hvoraf 5 nye kom på fra sidste arbejdsdag.
  2. Formands beretning:
    Vurderingsrådet skal på kursus den 21.04.23. Suppleanten kommer på et kursus til efteråret.
    ATV kan ikke blive indregistreret da den er for lille.
    Sikring i strømskab på Pilevej går natten til lørdag den 15. maj, Frederiksberg El bliver
    tilkaldt, løsningen på problemet blev lokaliseret og fikset..
    Maria undersøger om hun og Christian kan påtage sig opgaven vedr. el skabene.
  3. Øvrigt – siden sidst:
    Bravida påbegynder opsætning af de nye vandmålere fra den 8. maj. Rasmus vil hjælpe
    med hvor stophanerne er. Der kommer info på mail om hvor de starter snarest og de regner
    med at det vil tage ca. en uges tid…
    Bravida tager fat i Rasmus, hvis der er tekniske spørgsmål osv..
    Rasmus, Anders L. og Anders V. bliver brugere af alarm på vandmålerne ved lækage.
  4. Planlægning:
    Der skal bestilles stabilgrus til udfyldelse af huller i vejene. Vi afventer til Klatremanden har
    fjernet træet på Birkevej.
  5. Byggesager:
    Have nr. 16 har fået byggetilladelse
    Have nr. 86 har fået byggetilladelse
    Have nr. 64 har ansøgt om byggetilladelse
    Rasmus skriver til Århus Kredsen ang. hvor mange byggesager vi har i gang i foreningen.
  6. Renovation:
    Der er blevet tømt til tiden
  7. Fællesveje:
    Intet nyt at berette
  8. Fællesarbejdsdag:
    Den næste er den 13. maj
    Den skal luges godt og grundigt på fællesvejene og P-pladser.
    Skralde øerne skal have en omgang
  9. Dagsorden på næste møde:
    Internet
    Status på vandmålere
    Regler og skildt til fælleshaven
  10. Fælleshaven:
    Der kommer en sandkasse som er til fri afbenyttelse for koloniens børn.
    Der kommer en info tavle op, så man kan se hvordan man tilmelder sig, regler osv.
  11. Evt.:
    Tina skal på jura kursus 04.06.23.

Bestyrelsesmøde marts 2023

Referat af bestyrelsesmøde d. 29.03.2023

Til stede:
Fleur, Tina, Rasmus, Anders V., Anders L, Maria P(suppleant)

Referent: 

Rasmus Braüner Norup

Dagsorden:

Der er ikke lavet en dagsorden til dette møde. 

Referat: 

1. Godkendelse af dagsordenen:

Dette er første bestyrelsesmøde i denne sæson og med ny bestyrelse.

2. Næste møder:

Den 20.04.2023 – Tina på Elmevej 42

Den 25.05.2023 – Anders på Pilevej 73

Den 22.06.2023 – Fleur på Egevej 25

Den 17.08.2023 – Maria på Bogfinkevej 63 (udenfor haveforeningen)

Den 28.09.2023 – Rasmus på Rønnevej 83

3. Grønt:

Fleur og Anika fortsætter i år igen med arbejdet i grøntudvalget.
De sætter sig sammen med planlægger sæsonen og udsender fællesbesked alle have-medlemmer vedr. haveforeningen regler og hvornår de går have-rundering. 

Tina printer datoer ud og sætter det i haveforeningen infotavler.

3. Økonomi:

Tina indsender referat af generalforsamlingen til banken.

Alle i bestyrelsen har givet Tina ID (sygesikring/kørekort), da banken skal bruge dette ifm. hvidvaskning lovgivningen. 

3. Havesalg:

Tina og Anders vil påtage sig opgaven i denne sæson.

4. Formandsskab:

Fleur har lavet en to do liste til kommende sæson og arbejdsopgaver som skal fordeles i beskyttelsen.
Rasmus er blevet valgt næstformand. Påtager sig opgaven af nød og ønsker sig ikke formandsposten på sigt. 

5. Åbning og lukning af vand:

Anders L. og Rasmus påtager sig opgaven denne sæson.

Der findes en 3 mand ifm. åbning af vand. 

6. Infotavler:

Tina påtager sig opgaven at opdatere infotavler i denne sæson.

7. Byggesager:

Rasmus og Anders V. påtager sig opgaven for vejledning ifm. byggesager.

8. Venteliste:

Vi snakkede om procedure ifm. venteliste.
Der er tvivl hvilken mailadresse man skriver til, hvis man ønsker at komme på ventelisten

Tina tager fat i Kasper(tidligere formand) vedr. procedure og påtager sig opgaven for denne sæson.

9. Renovation og affaldsøer:

Anders V. tager fat i Kasper(tidligere formand) og hører hvem man skal ringe.
Anders V. ringer til Aarhus kommune renovation vedr. reminder om at opstarte tømning af skraldespande. Han minder kommunen om at de skal komme med en lille skraldebil.

Maria laver nogle nye fællesskilte til affaldsøer med mere info sortering af affald.

Ligeledes laver Maria et skilt til den store grønt containeren med mere info om hvad der må komme i.

10. Fællesveje i haveforeningen:

Tina tager fat i Kasper(tidligere formand) vedr. at få nummerplade på ATW’et. 

Arne(Fleur´s mand) vil gerne påtage sig opgaven i at køre med ATW ifm. vedligeholdelse af fællesveje.

Der foreslås at tage ral for parkeringspladserne og fylde huller ifm. første arbejdsdag.

11. Fælles arbejdsdage:

Tina tager fat i Kasper(tidligere formand) vedr. kode til nøgleboks til fælles containeren. 

Vi aftalte at tage fælles arbejdsdage med på dagsorden til bestyrelsesmøderne, så vi fælles beslutter hvad der skal laves. 

Tina har næste arbejdsdag hvor Kasper(tidligere formand) også kommer.

12. Nye mailadresser:

Tina tager fat i Kasper(tidligere formand) vedr. opretning af nye mailadresser for til Anders L., Anders V. og Maria

13. Nye vandmålere:

Tina tager fat i Jesper VVS entreprenør vedr. status samt opstart udskiftning af vandmålere. 

Det bliver formente behov for flere møder vedr. drift mv. Vi aftaler på næste bestyrelsesmøde, hvem der vil hjælpe. 

14. Dagsorden til næste møde:

  • Vi skal finde ud af hvordan vi opretter nye bruger til fælles internettet. 
  • Vi skal finde ud af hvem der hjælper med koordinering samt opsætning af alt vedr. nye vandmålere.