Forfatter: Webmaster Hftrillegaarden

Referat
Ordinær generalforsamling den 28.4.2022 i Haveforeningen Trillegården, afholdt på Godsbanen.
Referent: Kirstine Drechsler, Have 5
Dirigent: Annike, Have 102: indkaldelse og dagsorden er godkendt uden kommentarer.
Beretning v. bestyrelsen, Kasper beretter om 2021.
Bestyrelsen har på det seneste haft en række seminardage, hvor vi har defineret de forskellige ansvarsområder og opgaver, som bestyrelsen varetager. Det er for at gøre det lettere, at være tydelige omkring, hvem der har opgaven, og hvem der skal være kontaktperson.
Der er sat en ny bom op, dog med noget forsinkelse.
Vi har i sidste sæson kun solgt 5 haver, hvilket er færre end sædvanligt. Der har været ventetid på at få udfærdiget ibrugstagningstilladelser for haver, der ønskes solgt, men som ikke har haft papirarbejdet i orden. Kredsen melder, at man nu klør på med at få lavet tilladelserne.
Der har været en lille hyggeligt Sankt Hans i 2021.
Bestyrelsen opfordrer alle til, at man får tjekket op på sine kontaktoplysninger, da det opleves, at nogle medlemmer ikke er til at få fat i. Det er medlemmets eget ansvar jævn før vedtægterne at få opdateret dette, hvis man fx får nyt tlf nr, ny mail eller ny adresse.
Der har været forsinkelse på uddeling af præmier til præmiehaver i 2021, men præmierne er klar hos Kasper.
Vi kan forvente, at vandpriserne stiger, nu da vi har fået kloakeret, og vi derfor også skal betale vandafledning.
Grundet stigende priser må vi også forvente, at el-priserne også kommer til at stige.
Vi er glade for, at corona ikke længere fylder, og vi endelig kan komme i gang med fællesspisning og hygge, når vi fx har fælles arbejdsdage.
Grøntudvalget opfordrer ligeledes til, at man sørger for at opdatere kontaktoplysninger. Det er en fornøjelse at komme rundt, og foreningen har nogle af flotte haver.
Årsregnskab v. Tina, Elmevej 42, kasserer og bestyrelsesmedlem
Kloakeringen har kostet mere, end der var afsat. Ligeledes har den nye p-plads været en del dyrere en budgetteret. Held i uheld har vi grundet corona været forhindrede i sociale arrangementer, og vi har derfor brugt de budgetterede penge fra dette til at supplere p-plads arbejdet.
Bestyrelsen har uden om formand Kasper vedtaget at give ham 15000 kr. i gave for det store arbejde med at styre kloakeringsprocessen.
Indkomne forslag v. Kasper
Stemmetællere: Heidi nr. 49, Jette nr. 76, Jane nr. 65
Vi er ikke medlemmer nok til stede til at tage beslutninger, så forslagene skal under alle omstændigheder på en ekstraordinær generalforsamling. Men vi stemmer alligevel om det, for at se, om vi skal gå videre med forslagene på en ekstraordinær GF.
Forslag 1.a: Vandmålere.
Et par spørgsmål ang. årlige driftsomkostninger, hvordan de aflæses, om man selv kan se ”tælleren”. Driften bliver ca. 6500 kr. om året, de aflæses digital fra centralt hold, og man kan stadig se tælleren nede i sin brønd.
Bestyrelsen opfordres til at diskutere, om vi skal opjustere værdien af vandanlæg ved havesalg.
Afstemning: JA: 58 NEJ: 3. Forslaget går videre til ekstraordinær GF.
Forslag 1.b: ”Fuld pakke” på de nye vandmålere.
JA: 63 NEJ: 1. Forslaget går videre til ekstraordinær GF.
Forslag 1.c: Finansiering af de nye vandmålere via de kloakpenge medlemmerne ellers havde til gode. JA: 64 NEJ: 0. Forslaget går videre til ekstraordinær GF.
Forslag 2.a: Etablering af nye elmålere inden for de næste 5 år (2022-2026) til typegodkendte elmålere, som er samme type til alle.
Bestyrelsen opfordres ligeledes under dette punkt til at diskutere, om vi skal opjustere værdien af el ved havesalg.
Forslaget 2.a er tænkt således at alle betaler solidarisk, så afdragsordningen er ens for alle, uanset el-forbruget. Der er fortsat et par haver, som ikke har el. Derfor betales afdragene ikke som ekstra haveleje, men over el-regningen.
Med det nye system bliver vi fri for differencen mellem el-forbruget og el-målingerne, som ligger på mellem 10 og 20 tusinde kroner årligt, som betales af haveforeningens fælles kasse.
JA: 62 NEJ:2. Forslaget går videre til ekstraordinær GF.
Forslag 2.b: Finansiering
Fælles entreprise: JA: 62 NEJ:2
1000 kr. fra de for meget indbetalte kloakpenge: JA:60 NEJ:2 BLANK:2
Afdrages over el-regningen
Forslaget går videre til ekstraordinær GF.
Forslag 3: Reducering af kravet om kurser til vurderingsudvalget til højest hvert 3. år.
JA: 64 NEJ:0
Forslaget går videre til ekstraordinær GF.
Forslag 4:
Ønske om at fjerne medlemsregistreringen i forbundet.
JA: 64 NEJ:0
Godkendelse af budget.
Spørgsmål om hvorvidt havelejen fortsat skal forblive på det niveau den er pt. Det skal den, for vi betaler som forening af på et 30-årigt lån på 10 millioner kr., som vores kloakering har kostet.
Internetmasten kommer op at køre inden for en måned, og koster 1000 kr. pr. have om året at blive abonnent af, hvis man ønsker dette. Henvendelse til Kasper, hvis man ønsker at abonnere på internet.
Prisregulering ved havesalg fra 3000 til 3200, hvilket er bestemt af kredsen.
Fremover hæves boden ved mislighold af fx hæk fra 100 til 250 kr.
Kan budgettet godkendes?
JA: 62 NEJ: 2
Ingen på valg til formand og kasserer posterne
Valg af bestyrelsesmedlem
Bestyrelsesmedlem for en 3-årig periode: Rasmus, have 83
suppleant for 1 år, med deltagelse i bestyrelsesmøder: Anders, have 73
suppleant for 1 år: Annette, have 81
Valg af revisorer
For en 2-årig periode: Marianne, have 26
For en 1-årig periode: Jette, have 76
suppleant for 2 år: Annike, have 102
suppleant for 2 år: Anne, have 68
Valg af vurderingsudvalg
Lars, have___ er genvalgt
Suppleant for 1 år: Kasper 94
Eventuelt
Erkendtlighed til Børge, have 2, som er flagmand.
Fanebærer: fanen bor hos Kasper i have 94, og man må gerne bruge den ved fx begravelser. Hvis man er interesseret i at være fanebærer, så henvend dig til Kasper.
Renovation: Affald/Varme laver fejl, og tømmer ikke altid rettidigt. Kasper har rykket for det. Man kan se tømningsdatoerne på vores hjemmeside i kalenderen.
Lad være med at overfylde affaldsbeholderne til husholdningsaffald, men gå en tur rundt til de andre skraldeområder, og find plads i en af beholderne der. Skrald og svineri avler blot mere af det samme + måger og rotter.
Lad være med blot at stille storskrald rund omkring. Det bliver kun hentet, hvis du bestiller det telefonisk hos Kredsløb (Aarhus Kommune) på 77 88 10 10. Du kan ikke bestille elektronisk til en haveforening. Sæt en seddel på dit storskrald, hvor du skriver ”storskrald”.
Respekter at man ikke må være til gene for andre. Sidste år var der rigtig, rigtig mange klager over støj. Bestyrelsen er ikke interesserede i at være ”politi”. Vi opfordrer til dialog med naboer. Der er allerede begyndt at komme klager igen i år.
Der er ingen nedskrevne regler om, at man skal holde sin have ukrudtsfri i et bestemt antal centimeter ind til naboen.
Opfordring til at der strammes op på orden i haverne. Tip Grøntudvalget (Fleur, have 25 og Annike, have 102) hvis der er noget, de skal lægge mærke til ved deres månedlige runder. Noget mislighold er en opgave for bestyrelsen, andet for grøntudvalget. Gå i dialog med din nabo, frem for straks at kontakte bestyrelsen.
Erkendtlighed til Annette, som har været kasserer i bestyrelsen, og nu har givet stafetten videre.
Erkendtligheder til 2 50 års jubilarer: Tonny i have 33 og Inge i have 14
Tip gerne bestyrelsen, hvis I kender til andre jubilarer. Bestyrelsens systemer har ikke det fulde overblik.
Tip også gerne om alternative steder at holde Generalforsamling i stedet for Godsbanen, hvor man ikke kan få smørrebrød, men kun kagebord. Desværre er Studenterhus Aarhus ikke længere en mulighed. Men kender I et andet sted, evt. et fælleshus/festlokale/mødelokaler hos firmaer, som evt. er tættere på haveforeningen, så lad det gå videre til bestyrelsen.
Tak for god ro og orden.
Godkendelse af referat:

Kirstine, have 5, referent Annike, have 102, dirigent

Indeholder:

• Seneste nyt om kloakering
• Musik i det fri
• Sommerferie

Seneste nyt om kloakering
Så er vi i mål…. næsten. De sidste indberetning om fejl om mangler er i gang med at blive løst. Kommunen har grundet ferieperioden givet Brdr. Møller frem til den 1. august til at få tingene udbedret. Det betyder at dem der har fejl og mangler nøje skal overveje hvornår de lukker en kloakmester ind i sin have. Hvis en kloakmester har været inde i haven og lavet tilslutning vil Brdr. Møller kunne påberåbe sig retten til IKKE at genetablere.
Alle andre kan på nuværende tidspunkt godt begynde at få kloakmestre til at tilslutte. Vær opmærksom på at papirerne skal fremsendes til kloak@hftrillegården.dk når I modtager dokumentation for tilslutningen. Dog senest den 30/6/2022.

Musik i det fri
Flere oplever at blive generet at musik og feststøj fra naboerne. Vi vil gerne opfordre til at man tager hensyn, husker på at musik og støj ikke stopper ved hækken endsige inde i nabohuset. Folk arbejder desuden på forskellige tidspunkter af døgnet hvorfor nogle har behov for at sove når andre er vågne.

Sommerferie
Om et øjeblik taber Danmark til England 1-2. Derfor kan vi alle holde sommerferie med ro i sindet. Det vil bestyrelsen også gøre. Der lukkes derfor for almindelig sagsbehandling frem til medio August (hvor Aarhuskredsen også har lukket).
Henrys honningudsalg er fortsat åbent og der er høflig selvbetjening. Nyd jeres haver, naboer og hinanden.

Så er 1. etape af kloakeringen ved at være bragt til ende.

Aarhus Kommune gør kort proces og har allerede sat en deadline for tilbagemeldinger på fejl og mangler til mandag den 5. juli.

En stor del af jer har allerede meldt fejl ind. Men der er slået en streg i sandet hvilket betyder at de fejl der fortsat ikke er rettet skal meldes ind igen. 

I melder fejlene ind ved at skrive til kloak@hftrillegaarden.dk.

Skriv jeres havenummer, et kontakttelefonnummer samt en tydelig beskrivelse af fejlen/-e.

Allerede den 7. juni kommer kommunen på besigtigelse og gennemgang af det hele så vi skal have adgang til alle haver fra kl. 09.00 til kl. 15.00. Der vil være en repræsentant fra bestyrelsen med rundt.

Mvh

Kasper

Lidt om kloakering videre frem
A conto el
Skt. Hans
Containere til grøntaffald
Hække

Lidt om kloakering videre frem

Kloakeringsprocessen synger nu på sidste vers. Der mangler efterhånden få haver og genetableringen i haverne er ligeså ved at være færdig.
Herefter følger en etablering af P-pladsen på Birkevej og genetablering af vejene.

Indtil videre er der fortsat forventet at tilslutninger kan ske efter 30/6 men I skal nok få nærmere besked herom.

Det tilbud som blev sendt ud forleden skal I hver især selv tilmelde jer hvis I vil gøre brug af det. I skal selv tage fat i:
Frederik // Kontaktoplysninger udleveres af formanden

Meget vigtigt:
Frederik´s arbejdstider er
Mandag til Torsdag 700-1600
Fredag 700-1230
Udenfor disse tider kan Frederik ikke træffes på tlf.

Aftaler der bliver indgået med P. Hinnerup af medlemmerne er foreningen uvedkommende. Al afregning sker direkte mellem medlem og P. Hinnerup.

A conto el

Med juli havelejen opkræves et el a conto beløb svarende til ca. halvdelen af sidste års forbrug.
Haveejere der har overtaget efter sidste endelige afregning vil derfor ikke blive opkrævet a conto beløb.
Vær opmærksom på at den seneste opkrævning i forbindelse med den endelige afregning for 2020 for manges vedkommende er mindre end det egentlige forbrug da der også sidste år blev opkrævet et a conto beløb.

Skt. Hans

Skt. Hans falder igen i år som den store overraskelse den 23. juni. Vi ville gerne have fyret op i det store bål men da det er lidt småt med p-pladser for tiden har vi valgt at flytte bålet til de mere intime rammer på fællesgrunden ved siden af Rønnevej nr. 83.
Det bliver dog helt sikkert lige så hyggeligt som det plejer. Medbring det gode humør og lidt at skåle i – og ønsker du noget at sidde på så tag en stol med.
Bålet tændes omkring kl. 19.00.

Containere til grønt affald

Vi kan jo godt mærke i år at vi savner de månedlige containere til grønt affald. Og vi fornemmer også at rigtigt mange af jer også savner dem. Så snart vi igen kan garantere vognmanden at de kan komme forbi på Høgevej når de mange biler igen kan parkere inde i haveforeningen skal vi nok få dem igen. Indtil da må I enten snakke med naboerne om at gå sammen om traileren eller lave en midlertidig grenbunke i haven.

Hække

Vand! Vand! Vand!
Til alle jer der i forbindelse med kloakeringen har fået sat nye hækplanter: Sørg for at få vandet planterne. Regnen er simpelthen ikke nok. Hækkene skal have min. 10 liter pr. meter om ugen. Hvis I vander med haveslangen så prøv at tage tid på hvor lang tid det tager at fylde en 10 litersspand. Så lang tid skal hver meter vandes.

Og til alle de andre hække… husk at de skal klippes inden den 23. juni og at højden maksimalt er 160 cm. Flere steder ud til vejene skal I desuden være ekstra opmærksom på at de ikke bliver for brede så skraldebiler og udrykningskøretøjer ikke kan komme forbi.

Indeholder:

• Ekstraordinær generalforsamling
• Kloakering

Med maj kom solen… og regnen hvilket er tiltrængt. Det kan forhåbentligt få støvet til at lægge sig og køkkenhaverne til at gro. Det betyder også at ukrudtet tager fat, men det har I jo opdaget 😉

Ekstraordinær Generalforsamling
Vi forventer at indkalde til Ekstraordinær Generalforsamling den 27. maj kl. 17.00.

I forbindelse med et bestyrelsesmedlems salg af sin have står vi nu i en situation at vi er nødt til at få indsuppleret i bestyrelsen for at have en fuld bestyrelse. Da vi ikke kan forsvare at afholde en ordinær generalforsamling under de nuværende restriktioner ser vi os nødsaget til at klare valget på en ekstraordinær generalforsamling – udelukkende med valghandlingen for øje. Da vi står i en ekstraordinær situation, hvor vi skal sikre foreningens fremadrettede drift foreslår vi som bestyrelse i indkaldelsen følgende for at sikre lidt kontinuitet i bestyrelsen ved en bestyrelsesrokade og indsupplering. Derved udnytter vi de ressourcer, der er tilbage bedst muligt og får sikret ny viden i bestyrelsen – Det skal dog nævnes, at til alle posterne kan alle medlemmer opstille og skal være velkomne til det. Nedenstående er blot én løsningsmodel:
Kasserer Annette, Rønnevej 81 er i 2021 på valg og modtager ikke genvalg som kasserer. Vi foreslår valg af kasserer – Tina, Elmevej 42. Det var meningen at der som nævnt på den seneste generalforsamling skulle ske en overlevering af kassereropgaver. Dette har grundet c…… ikke været muligt.

Vi foreslår derfor at Afgående kasserer Annette, Rønnevej 81 bliver valg som ordinært medlem af bestyrelsen (indtil den ordinære GF kan afholdes, for at sikre overlevering til Tina). Annette vil blive valgt ind på afgående bestyrelsesmedlem Dinos mandat da Dino har solgt sin have.

Suppleant Kirstine (opr. 2. suppleant), Lindevej 6 har siddet som fungerende bestyrelsesmedlem siden Bo solgte sin have (opr. 1. suppleant og sidenhen som fungerende bestyrelsesmedlem efter Henrik solgte sin have). Bestyrelsesposten er på ordinært valg i 2022 og vi foreslår at Kirstine indsuppleres formelt i den resterende periode for at sikre lidt ro i bestyrelsen.

Bestyrelsesmedlem Fleur er på valg i 2021 og modtager genvalg.

Valg af 1. suppleant – Rasmus, Rønnevej 83 for at få byggeteknisk viden ind i bestyrelsen.
Valg til 2. suppleant – intet bud, opstillinger modtages gerne

Det er kutyme at 1. suppleanten følger med i bestyrelsesarbejdet og får et honorar for dette.
2. suppleanten står på spring til posten som 1. suppleant såfremt en fra bestyrelsen eller 1. suppleanten udtræder af bestyrelsesarbejdet.

Bestyrelsen konstituerer sig selv på førstkommende bestyrelsesmøde med en næstformand.

Bestyrelsen ser lige nu ud som følger:
Formand Kasper
Kasserer Annette frem til næste generalforsamling
Ordinært medlem Fleur frem til næste generalforsamling
Ordinær medlem Kirstine frem til næste generalforsamling

Kloakering
Kloakeringen skrider planmæssigt frem. Inden længe begynder vi at ‘godkende’ de haver der allerede er blevet gravet. I vil få direkte besked om en tilbagemeldingsfrist for eventuelle mangler i forbindelse med genetableringen. Fristen vil være omkring 14 dage så I har tid til at komme forbi haven og besigtige den.

Husk på at I IKKE må få tilsluttet jeres afløb til kloakken før tidligst efter den 30/6 også selvom gravearbejdet i jeres have er færdigt.

Vi er stille og roligt gået i gang med at indhente erfaringer, tilbud og modeller for at få gennemført selve tilslutningerne. Vi har dog behov for en pejling på hvor mange af jer der kunne have en interesse i en fælles løsning. Denne tilkendegivelse er IKKE forpligtende blot for at kunne have en nogenlunde retvisende dialog med mulige kloakmestre. Vi sender en SMS ud til hvert havelod. I bedes venligst kun svare én gang pr. havelod.

Tak til alle dem der bidrog i weekenden med at få grunden på Birkevej ryddet. Vi blev færdige! Stærkt gået.

Indeholder nyt om:
Kloak
Coronaisolation
God jul

Kære kolonister

Julen står for døren selvom det kan være svært at få øje på et matchende vejr.

Det skal vi indtil videre være glade for hvis vi kun skal fokusere på vores kloakering. Til dem af jer der allerede har været i haven indenfor de seneste par uger har I nok ikke kunne undgå at se at de ‘så småt’ er gået i gang.

Deres fokus er lige nu at få etableret tilslutningerne i den østlige del af haveforeningen og etableret der skurby med tilslutninger osv. Det betyder at de graver på Lærkevej, har gravet indkørslen op og fortsat skal grave omkring P-pladsen. De runder også nogle af haverne på Lærkevej. I vil blive kontaktet direkte af Jimmy når tid er hvis der er spørgsmål til de ændringsforslag, der er fremsendt.

Først efter nytår tager Jimmy for alvor fat i de enkelte haveejere og først efter nytår får vi en ny udmelding om deres konkrete planer for det fortsatte arbejde.

Coronaisolation
Til de af jer der har været på stiften.dk i løbet af formiddagen har I nok opdaget at Aarhus Kommune har åbnet op for at kolonihaverne kan bruges til at gå i selvisolation i. Vi kender ikke detaljerne for dette endnu men er kort blevet oplyst af Aarhuskredsen at vi som forening ikke skal foretage os yderligere i den sammenhæng. Det betyder at hvis I går i selvisolation (fordi I ikke har andre muligheder) skal I selv medbringe vand og I skal selv sørge for at bortskaffe dagrenovationen/affald ved jeres hjemmeadresse. Sørg for i den forbindelse at undgå adgang for rotter til affaldet.

God Jul
Bestyrelsen ønsker jer alle en god jul og et godt nytår.
Vi har i år sendt en lille hilsen til vores umiddelbare naboer til foreningen der i de kommende 7 måneder skal trækkes med kloakeringen.

Med venlig julehilsen
Bestyrelsen