Referat af bestyrelsesmøde d. 20.04.2023

Til stede: Fleur, Tina, Anders L., Rasmus, Maria
Ikke til stede: Anders V (uden afmelding)

Referat:

1. Godkendelse af dagsordenen:
   Enstemmigt godkendt.
2. Næste møder:
3. maj hos Anders L.
4. Div. udvalg:
   3.a Grønt:
   Mandag den 1. maj går Green Team deres første runde.
   Fleur sender en reminder ud til folket.
   3.b Økonomi:
   Fleur er blevet godkender ansvarlig i banken
   Der bliver brugt nogle penge på at fjerne æbletræet på P-pladsen Birkevej.
   Ingen udestående skyldige poster på medlemmer.

3.c Havesalg:
Have nr. 24 (Elmevej) kommer til salg. Men de mangler ibrugtagningstilladelse.
Anders L., Tina og Fleur sætter sig sammen og kigger og ændre på proceduren for
havesalg.

4. Venteliste:
   Der er pt. 28 på venteliste. Hvoraf 5 nye kom på fra sidste arbejdsdag.
5. Formands beretning:
   Vurderingsrådet skal på kursus den 21.04.23. Suppleanten kommer på et kursus til efteråret.
   ATV kan ikke blive indregistreret da den er for lille.
   Sikring i strømskab på Pilevej går natten til lørdag den 15. maj, Frederiksberg El bliver
   tilkaldt, løsningen på problemet blev lokaliseret og fikset..
   Maria undersøger om hun og Christian kan påtage sig opgaven vedr. el skabene.
6. Øvrigt – siden sidst:
   Bravida påbegynder opsætning af de nye vandmålere fra den 8. maj. Rasmus vil hjælpe
   med hvor stophanerne er. Der kommer info på mail om hvor de starter snarest og de regner
   med at det vil tage ca. en uges tid…
   Bravida tager fat i Rasmus, hvis der er tekniske spørgsmål osv..
   Rasmus, Anders L. og Anders V. bliver brugere af alarm på vandmålerne ved lækage.
7. Planlægning:
   Der skal bestilles stabilgrus til udfyldelse af huller i vejene. Vi afventer til Klatremanden har
   fjernet træet på Birkevej.
8. Byggesager:
   Have nr. 16 har fået byggetilladelse
   Have nr. 86 har fået byggetilladelse
   Have nr. 64 har ansøgt om byggetilladelse
   Rasmus skriver til Århus Kredsen ang. hvor mange byggesager vi har i gang i foreningen.
9. Renovation:
   Der er blevet tømt til tiden
10. Fællesveje:
    Intet nyt at berette
11. Fællesarbejdsdag:
    Den næste er den 13. maj
    Den skal luges godt og grundigt på fællesvejene og P-pladser.
    Skralde øerne skal have en omgang
12. Dagsorden på næste møde:
    Internet
    Status på vandmålere
    Regler og skildt til fælleshaven
13. Fælleshaven:
    Der kommer en sandkasse som er til fri afbenyttelse for koloniens børn.
    Der kommer en info tavle op, så man kan se hvordan man tilmelder sig, regler osv.
14. Evt.:
    Tina skal på jura kursus 04.06.23.

Referat
Ordinær generalforsamling den 28.4.2022 i Haveforeningen Trillegården, afholdt på Godsbanen.
Referent: Kirstine Drechsler, Have 5
Dirigent: Annike, Have 102: indkaldelse og dagsorden er godkendt uden kommentarer.
Beretning v. bestyrelsen, Kasper beretter om 2021.
Bestyrelsen har på det seneste haft en række seminardage, hvor vi har defineret de forskellige ansvarsområder og opgaver, som bestyrelsen varetager. Det er for at gøre det lettere, at være tydelige omkring, hvem der har opgaven, og hvem der skal være kontaktperson.
Der er sat en ny bom op, dog med noget forsinkelse.
Vi har i sidste sæson kun solgt 5 haver, hvilket er færre end sædvanligt. Der har været ventetid på at få udfærdiget ibrugstagningstilladelser for haver, der ønskes solgt, men som ikke har haft papirarbejdet i orden. Kredsen melder, at man nu klør på med at få lavet tilladelserne.
Der har været en lille hyggeligt Sankt Hans i 2021.
Bestyrelsen opfordrer alle til, at man får tjekket op på sine kontaktoplysninger, da det opleves, at nogle medlemmer ikke er til at få fat i. Det er medlemmets eget ansvar jævn før vedtægterne at få opdateret dette, hvis man fx får nyt tlf nr, ny mail eller ny adresse.
Der har været forsinkelse på uddeling af præmier til præmiehaver i 2021, men præmierne er klar hos Kasper.
Vi kan forvente, at vandpriserne stiger, nu da vi har fået kloakeret, og vi derfor også skal betale vandafledning.
Grundet stigende priser må vi også forvente, at el-priserne også kommer til at stige.
Vi er glade for, at corona ikke længere fylder, og vi endelig kan komme i gang med fællesspisning og hygge, når vi fx har fælles arbejdsdage.
Grøntudvalget opfordrer ligeledes til, at man sørger for at opdatere kontaktoplysninger. Det er en fornøjelse at komme rundt, og foreningen har nogle af flotte haver.
Årsregnskab v. Tina, Elmevej 42, kasserer og bestyrelsesmedlem
Kloakeringen har kostet mere, end der var afsat. Ligeledes har den nye p-plads været en del dyrere en budgetteret. Held i uheld har vi grundet corona været forhindrede i sociale arrangementer, og vi har derfor brugt de budgetterede penge fra dette til at supplere p-plads arbejdet.
Bestyrelsen har uden om formand Kasper vedtaget at give ham 15000 kr. i gave for det store arbejde med at styre kloakeringsprocessen.
Indkomne forslag v. Kasper
Stemmetællere: Heidi nr. 49, Jette nr. 76, Jane nr. 65
Vi er ikke medlemmer nok til stede til at tage beslutninger, så forslagene skal under alle omstændigheder på en ekstraordinær generalforsamling. Men vi stemmer alligevel om det, for at se, om vi skal gå videre med forslagene på en ekstraordinær GF.
Forslag 1.a: Vandmålere.
Et par spørgsmål ang. årlige driftsomkostninger, hvordan de aflæses, om man selv kan se ”tælleren”. Driften bliver ca. 6500 kr. om året, de aflæses digital fra centralt hold, og man kan stadig se tælleren nede i sin brønd.
Bestyrelsen opfordres til at diskutere, om vi skal opjustere værdien af vandanlæg ved havesalg.
Afstemning: JA: 58 NEJ: 3. Forslaget går videre til ekstraordinær GF.
Forslag 1.b: ”Fuld pakke” på de nye vandmålere.
JA: 63 NEJ: 1. Forslaget går videre til ekstraordinær GF.
Forslag 1.c: Finansiering af de nye vandmålere via de kloakpenge medlemmerne ellers havde til gode. JA: 64 NEJ: 0. Forslaget går videre til ekstraordinær GF.
Forslag 2.a: Etablering af nye elmålere inden for de næste 5 år (2022-2026) til typegodkendte elmålere, som er samme type til alle.
Bestyrelsen opfordres ligeledes under dette punkt til at diskutere, om vi skal opjustere værdien af el ved havesalg.
Forslaget 2.a er tænkt således at alle betaler solidarisk, så afdragsordningen er ens for alle, uanset el-forbruget. Der er fortsat et par haver, som ikke har el. Derfor betales afdragene ikke som ekstra haveleje, men over el-regningen.
Med det nye system bliver vi fri for differencen mellem el-forbruget og el-målingerne, som ligger på mellem 10 og 20 tusinde kroner årligt, som betales af haveforeningens fælles kasse.
JA: 62 NEJ:2. Forslaget går videre til ekstraordinær GF.
Forslag 2.b: Finansiering
Fælles entreprise: JA: 62 NEJ:2
1000 kr. fra de for meget indbetalte kloakpenge: JA:60 NEJ:2 BLANK:2
Afdrages over el-regningen
Forslaget går videre til ekstraordinær GF.
Forslag 3: Reducering af kravet om kurser til vurderingsudvalget til højest hvert 3. år.
JA: 64 NEJ:0
Forslaget går videre til ekstraordinær GF.
Forslag 4:
Ønske om at fjerne medlemsregistreringen i forbundet.
JA: 64 NEJ:0
Godkendelse af budget.
Spørgsmål om hvorvidt havelejen fortsat skal forblive på det niveau den er pt. Det skal den, for vi betaler som forening af på et 30-årigt lån på 10 millioner kr., som vores kloakering har kostet.
Internetmasten kommer op at køre inden for en måned, og koster 1000 kr. pr. have om året at blive abonnent af, hvis man ønsker dette. Henvendelse til Kasper, hvis man ønsker at abonnere på internet.
Prisregulering ved havesalg fra 3000 til 3200, hvilket er bestemt af kredsen.
Fremover hæves boden ved mislighold af fx hæk fra 100 til 250 kr.
Kan budgettet godkendes?
JA: 62 NEJ: 2
Ingen på valg til formand og kasserer posterne
Valg af bestyrelsesmedlem
Bestyrelsesmedlem for en 3-årig periode: Rasmus, have 83
suppleant for 1 år, med deltagelse i bestyrelsesmøder: Anders, have 73
suppleant for 1 år: Annette, have 81
Valg af revisorer
For en 2-årig periode: Marianne, have 26
For en 1-årig periode: Jette, have 76
suppleant for 2 år: Annike, have 102
suppleant for 2 år: Anne, have 68
Valg af vurderingsudvalg
Lars, have___ er genvalgt
Suppleant for 1 år: Kasper 94
Eventuelt
Erkendtlighed til Børge, have 2, som er flagmand.
Fanebærer: fanen bor hos Kasper i have 94, og man må gerne bruge den ved fx begravelser. Hvis man er interesseret i at være fanebærer, så henvend dig til Kasper.
Renovation: Affald/Varme laver fejl, og tømmer ikke altid rettidigt. Kasper har rykket for det. Man kan se tømningsdatoerne på vores hjemmeside i kalenderen.
Lad være med at overfylde affaldsbeholderne til husholdningsaffald, men gå en tur rundt til de andre skraldeområder, og find plads i en af beholderne der. Skrald og svineri avler blot mere af det samme + måger og rotter.
Lad være med blot at stille storskrald rund omkring. Det bliver kun hentet, hvis du bestiller det telefonisk hos Kredsløb (Aarhus Kommune) på 77 88 10 10. Du kan ikke bestille elektronisk til en haveforening. Sæt en seddel på dit storskrald, hvor du skriver ”storskrald”.
Respekter at man ikke må være til gene for andre. Sidste år var der rigtig, rigtig mange klager over støj. Bestyrelsen er ikke interesserede i at være ”politi”. Vi opfordrer til dialog med naboer. Der er allerede begyndt at komme klager igen i år.
Der er ingen nedskrevne regler om, at man skal holde sin have ukrudtsfri i et bestemt antal centimeter ind til naboen.
Opfordring til at der strammes op på orden i haverne. Tip Grøntudvalget (Fleur, have 25 og Annike, have 102) hvis der er noget, de skal lægge mærke til ved deres månedlige runder. Noget mislighold er en opgave for bestyrelsen, andet for grøntudvalget. Gå i dialog med din nabo, frem for straks at kontakte bestyrelsen.
Erkendtlighed til Annette, som har været kasserer i bestyrelsen, og nu har givet stafetten videre.
Erkendtligheder til 2 50 års jubilarer: Tonny i have 33 og Inge i have 14
Tip gerne bestyrelsen, hvis I kender til andre jubilarer. Bestyrelsens systemer har ikke det fulde overblik.
Tip også gerne om alternative steder at holde Generalforsamling i stedet for Godsbanen, hvor man ikke kan få smørrebrød, men kun kagebord. Desværre er Studenterhus Aarhus ikke længere en mulighed. Men kender I et andet sted, evt. et fælleshus/festlokale/mødelokaler hos firmaer, som evt. er tættere på haveforeningen, så lad det gå videre til bestyrelsen.
Tak for god ro og orden.
Godkendelse af referat:

Kirstine, have 5, referent Annike, have 102, dirigent

Indeholder:

• Seneste nyt om kloakering
• Musik i det fri
• Sommerferie

Seneste nyt om kloakering
Så er vi i mål…. næsten. De sidste indberetning om fejl om mangler er i gang med at blive løst. Kommunen har grundet ferieperioden givet Brdr. Møller frem til den 1. august til at få tingene udbedret. Det betyder at dem der har fejl og mangler nøje skal overveje hvornår de lukker en kloakmester ind i sin have. Hvis en kloakmester har været inde i haven og lavet tilslutning vil Brdr. Møller kunne påberåbe sig retten til IKKE at genetablere.
Alle andre kan på nuværende tidspunkt godt begynde at få kloakmestre til at tilslutte. Vær opmærksom på at papirerne skal fremsendes til kloak@hftrillegården.dk når I modtager dokumentation for tilslutningen. Dog senest den 30/6/2022.

Musik i det fri
Flere oplever at blive generet at musik og feststøj fra naboerne. Vi vil gerne opfordre til at man tager hensyn, husker på at musik og støj ikke stopper ved hækken endsige inde i nabohuset. Folk arbejder desuden på forskellige tidspunkter af døgnet hvorfor nogle har behov for at sove når andre er vågne.

Sommerferie
Om et øjeblik taber Danmark til England 1-2. Derfor kan vi alle holde sommerferie med ro i sindet. Det vil bestyrelsen også gøre. Der lukkes derfor for almindelig sagsbehandling frem til medio August (hvor Aarhuskredsen også har lukket).
Henrys honningudsalg er fortsat åbent og der er høflig selvbetjening. Nyd jeres haver, naboer og hinanden.

Så er 1. etape af kloakeringen ved at være bragt til ende.

Aarhus Kommune gør kort proces og har allerede sat en deadline for tilbagemeldinger på fejl og mangler til mandag den 5. juli.

En stor del af jer har allerede meldt fejl ind. Men der er slået en streg i sandet hvilket betyder at de fejl der fortsat ikke er rettet skal meldes ind igen. 

I melder fejlene ind ved at skrive til kloak@hftrillegaarden.dk.

Skriv jeres havenummer, et kontakttelefonnummer samt en tydelig beskrivelse af fejlen/-e.

Allerede den 7. juni kommer kommunen på besigtigelse og gennemgang af det hele så vi skal have adgang til alle haver fra kl. 09.00 til kl. 15.00. Der vil være en repræsentant fra bestyrelsen med rundt.

Mvh

Kasper