Bestyrelsesmøde 26. september 2016

Referat af bestyrelsesmøde d. 26/9 – 2016

Til stede: alle

Dagsorden:

1)                Godkendelse af Dagsordenen.

2)                Næste møder.

3)                Udvalg.

4)                Formandskab.

5)                Øvrigt – siden sidst.

6)                Planlægning.

7)                Byggesager.

8)                Evt.  

Referat:

1. Godkendelse af dagsordenen:

Enstemmigt godkendt.

2. Næste møder:

  1. oktober 2016, kl. 18:30 hos Fleur, Kantorparken 10, 2. tv.
  2. januar 2017 kl. 12:00 Julefrokost

3.a Grønt:

1 mellemhæk er for høj.

3.b Økonomi:

Udstyrsliste/maskinpark-konto/opgørelse.

Der er stadig en del der får girokort.

Ikke så mange der rykkes længere.

3.c Havesalg:

 

8 haver er under salg/er lige solgt
Lærkevej 1 nedlægges til fordel for etablering af p-plads.

4. Formandsskab:

Præmiefest – 22 deltagere.

5. Øvrigt – siden sidst:

Formanden for Kredsen Frede Kristensen er stoppet som formand/medlem af bestyrelsen da han har solgt sin have. Han fortsætter som konsulent for kredsbestyrelsen i en overgangsperiode.

6. Planlægning:

Flagstrygning. kl. 10.

Fleur – en enkelt og glas, kaffekrus. En kande kaffe.

Rundstykker 50 stk.

Kasper sørger for sange.

Anette et par kander kaffe.

Karin – et par kander kaffe.

Dino lidt øl og vand.

7. Byggesager:

Pilevej 11

Pilevej 6

Rønnevej 11

Pilevej 10 er på vej

8. Evt.:

 

Vand er aflæst så det nye “0” er lig den aflæsning vi har lavet i år.

Vi har et par hængepartier: Bøgevej 11, Egevej 9.

 

Bestyrelsesmøde 22. august 2016

Referat af bestyrelsesmøde d. 22/8

Til stede: alle

Dagsorden:

1)                Godkendelse af Dagsorden.

2)                Næste møder.

3)                Udvalg.

4)                Formandskab.

5)                Øvrigt – siden sidst.

6)                Planlægning.

7)                Byggesager.

8)                Evt.  

Referat:

1. Godkendelse af dagsordenen:

Enstemmigt godkendt.

2. Næste møder:

  1. september 18:30 hos Diana. 

3.a Grønt:

Hækhøjde.

Vi går en tjek runde den 17/9 kl. 10-13 og evt. 18/9. Vi plomberer vandure samtidigt.

Såfremt hækken ikke er klippet ned den til 25/9 kl. 12.00 bestiller vi haveservice for haveejers regning.

3.b Økonomi:

Vi sætter arbejdet i gang med resten af Bøgevej stakit.

Der er disponeret omkring kr. 30.000 til ekstra dræn.

Vi afsætter kr. 40.000 til container til værktøj.

3.c Havesalg:

Vi har syv haver til salg.

4. Formandsskab:

Foreningsservice – havesalg – Vi lægge det internt i foreningen til kr. 4.000 for et samlet havesalg. Vi overvejer hvordan vi deler den mellem køber og sælger.

Opdatering af vedtægter og ordensregler.

Nye adresser, skiltning m.v.

Maskinudlån/-leje – gulerod i forhold til arbejdsdage?

  • Vertikalskærer
  • Pladevibrator
  • Brændekløver
  • Kompostkværn
  • Højttryksrenser
  • div. håndværktøj
  • Motorsav

Rep. af veje – ekstra omgang med minigraver og stabilgrus.

Ærtesten.

Ibrugtagningstilladelser.

5. Øvrigt – siden sidst:

intet

6. Planlægning:

Plombering, uddeling af husnumre

Arbejdsdag, Kalk og barkflis, Gødning,

p-plads ved flagstang?

7. Byggesager:

 

8. Evt.:

Runde fødselsdage fra de 50. år

Jubilæum 25 og 50 år.

Bestyrelsesmøde 13. juni 2016

Referat af bestyrelsesmøde d. 13/06

Til stede:

Dagsorden:

1)                Godkendelse af Dagsordnen.

2)                Næste møder.

3)                Udvalg.

4)                Formandskab.

5)                Øvrigt – siden sidst.

6)                Planlægning.

7)                Byggesager.

8)                Evt.  

Referat:

1. Godkendelse af dagsordnen:

Enstemmigt godkendt.

2. Næste møder:

  1. august 18:30 hos Annette
  2. september 18:30 hos Diana

 

3.a Grønt:

Der er udtaget præmiehaver.

Der sendes to påtaler.

 

3.b Økonomi:

Har brug for hjælp.

Ordnede udlæg m.v.

 

3.c Havesalg:

 

 

Møde med vurderingsudvalget.

 

4. Formandsskab:

Plombering

  • Dino og Diana
  • Kasper laver en adresseliste

 

Havenumre

 

Udlejning af maskiner

  • Havefræser
  • Græstrimmer
  • Vertikalskærer
  • Kompostkværn
  • Pælebord

 

Sand, grus, m.m. til fælles brug.

 

Parkering

 

5. Øvrigt – siden sidst:

Bla

6. Planlægning:

Tysklandstur 13. august 2016

7. Byggesager:

Bla

8. Evt.:

Bla

 

Bestyrelsesmøde 11. maj 2016

Referat af bestyrelsesmøde d. 11/5

Til stede:

Dagsorden:

1)                Godkendelse af Dagsordnen.

2)                Næste møder.

3)                Udvalg.

4)                Formandskab.

5)                Øvrigt – siden sidst.

6)                Planlægning.

7)                Byggesager.

8)                Evt.  

Referat:

1. Godkendelse af dagsordenen:

Enstemmigt godkendt.

2. Næste møder:

  1. juni hos Dino.

3.a Grønt:

Enkelte nedslag.

Hækken skal ned i 160

3.b Økonomi:

Fint.

 

3.c Havesalg:

Der er gang i havesalget nu hvor vi har fået alle procedurer færdige.

 

 

4. Formandsskab:

Vandsystem – update

Nye adresser – er på vej

Hæk/hegn? Vi venter

5. Øvrigt – siden sidst:

 

6. Planlægning:

Bla

7. Byggesager:

Birkevej 14 – er klarmeldt

8. Evt.:

Bla

 

Bestyrelsesmøde 07. April 2016

Referat af bestyrelsesmøde d. 07/04

Til stede: Diana, Karin, Dino, Annette, Fleur, Kasper

Dagsorden:

1)                Godkendelse af Dagsordnen.

2)                Næste møder.

3)                Udvalg.

4)                Formandskab.

5)                Øvrigt – siden sidst.

6)                Planlægning.

7)                Byggesager.

8)                Evt.  

Referat:

1. Godkendelse af dagsordnen:

Enstemmigt godkendt.

2. Næste møder:

11/5 hos Karin

13/6 hos Dino

 

3.a Grønt:

 

3.b Økonomi:

 

3.c Havesalg:

Dino skriver under for foreningen på Byggeansøgning.

 

4. Formandsskab:

Vandsystem

Vi melder ud at om 10 dage lukkes brøndene til.

 

ATV –

 

Skraldespande kommer op i toppen og stå.

 

Ingen kloakbiler i regn og KUN den lille – ring evt. Risskov

5. Øvrigt – siden sidst:

Bla

6. Planlægning:

Diana

 

Djursland

  1. 100 for voksne og kr 50 for børn

7. Byggesager:

Bla

8. Evt.:

Bla

 

2016 Generalforsamling – referat

Referat Generalforsamling HF Trillegården

Afholdt 8. marts 2016

 

Valg af dirigent.

Bestyrelsen foreslår Jørn Didrichsen. Vælges enstemmigt.

Generalforsamlingen er lovligt indkaldt.

Der er ingen kommentarer til dagsordenen.

 

1) Beretning

Vandsystem

Vi afholdt en Ekstraordinær Generalforsamling omkring vand, hvor det blev vedtaget at etablere vandsystemet samt økonomien omkring dette.

Etableringen af vandsystemet er godt i gang. Vi kan ikke undgå at der kommer lidt forsinkelser omkring sluttidspunktet men det skyldes hovedsageligt regn. Der har indtil videre ikke været overraskelser omkring økonomien. Vi har prioriteret at gøre systemet bedre undervejs hvilket koster lidt og vi har fået lagt dræn ned.

Der er gravet lidt ledninger over undervejs indtil videre, men ikke noget alarmerende og uventet.

Vi har fået nogle priser fra entreprenøren for at lade dem lægge det ind det sidste stykke, men det ligger i den høje/dyre ende. Jeg sender dem ud snarest.

 

Fællesarbejdsdage.

Generelt set har der været fin opbakning og de fungerer rigtigt fint. Men faktisk har vi oplevet at der er mødt ‘for mange op’ i forhold til hvilke opgaver der er. Derfor stiller vi et forslag som forhåbentlig kan være med til at vi bedre kan planlægge arbejdsdagene.

 

Præmiefest.

Vi deltog i præmieoverrækkelsen og det var en hyggelig fest. I kredsen er der nedsat et lille udvalg som skal være med til at udvikle festen. I november blev vi på et repræsentantskabsmøde gjort opmærksom på at noget af det som kommunen sætter stor pris på og anerkender er fællesskabet og sammenholdet i haveforeningerne – og dette bidrager til den velvilje som der er i kommunen. Den kommende præmiefest er flyttet til Turbinehallen og kan forhåbentligt være med til at samle også flere unge haveejere.

 

Nyt opkrævningssystem – Ny selvbetjening – Venteliste

Hele overgangen til månedsbetaling har samtidig gjort det muligt for os at etablere det her nye selvbetjeningssystem. Det er her i fremadrettet selv skal sørge for at ændre kontaktdata, indberette el og vand. Det er samtidig også her vi styrer vores venteliste som vi er blevet pålagt er ‘offentligt tilgængelig’. Indtil videre vurderes det at det er acceptabelt at det kun er ventelistemedlemmer selv der har adgang til disse data og ikke en bred offentlighed.

Det hele kører automatisk og sender data ind i bogholderiet hvilket gerne på længere sigt skal lette det administrative arbejde i foreningen.

Al begyndelse er svær og der er en indkøringsfase, både for os i bestyrelsen men også for medlemmerne. Der er fortsat nogle der har faste bankoverførsler der kører, får betalt girokort flere gange eller glemmer at betale. Men vi ser lys for enden…

Ca. halvdelen har tilmeldt betalingerne til PBS, den anden betaler girokortet når det kommer ind af døren. Det ene er ikke mere rigtigt end det andet. Rent administrativt er det dog langt det nemmeste hvis betalingerne er tilmeldt girokort. Og det er omtrent dobbelt så dyrt at udsende girokort som at opkræve på PBS.

 

Kloak

Den officielle melding fra kommunen er at vi bliver kloakeret i 2023. Da den første etape er gået rigtigt godt forventes det dog at kloakeringen bliver fremrykket. Der holdes derfor fast i at prisen bliver kr. 350 pr. mdr. for etablering frem til sokkel.

 

Salg af haver, ibrugtagningstilladelse.

Kommunens slides.

 

Nye haveadresser.

Vi oplevede sidste år store problemer med bl.a. udlevering af post i haverne. Adresserne er styret fra statsligt hold elektronisk. Vi har til kommunen fremsendt et forslag til en ændring af adresserne i vores haveforening og afventer at kommunen når til at kigge på haveforeningerne generelt. Vi har en forhåbning om at vi dermed kan ligge først i køen når de går i gang.

 

Kongressen

Det er kongressen der beslutter alle de love og regler som Forbundet agerer under, og dermed de enkelte Kredse og dermed den enkelte forening. Det er bl.a. derfor vi fremsætter forslag til nye vedtægter.

Det er også her man har besluttet grundet bl.a. diverse forbrugerlovgivning at stramme gevaldigt op på salgsprocedurerne. Det sidestilles med overdragelse af anden fast ejendom. Kravet til dokumentationen af den bebyggelse der er på den enkelte matrikel er også øget. Det kan derfor ikke længere lade sig gøre at overdrage en have uden at der ligger en ibrugtagningstilladelse.

Hvis I allerede nu går med tanker om at sælge så skal I komme ud af busken for hele proceduren kommer til at tage væsentligt længere tid – specielt i år. Vi skal også have vurderingsudvalget afsted på kursus for at de må vurdere efter de nye regler. Derfor kan vi også først påbegynde om et stykke tid.

 

50m2

Langt om længe har vi fået tillægsaftalen til vores lejekontrakt med kommunen der betyder at vi nu kan bygge 50m2 + 15m2 overdækket terrasse. Der vil kunne gives dispensation på bygningsmasse bygget før primo juni 2014. Der kommer en slutdato på denne dispensation senere. Og der vil kunne gives dispensation på eksisterende bygninger der ligger for tæt på skel.

 

Traditioner

Vi er i bestyrelsen glad for at vi kan mødes til en række faste aktiviteter som flaghejsning, flagstrygning, Skt. Hans og vi forsøger i år med en lille sommerfest som det fremgår af datolisten. Det er dejligt når der er haveejere, der byder ind med loppemarkeder, børneudvalg, æblemosteri m.v. Men hvis der er andre der har lyst til at byde ind med initiativer så kom endelig an.

 

Beretningen er godkendt

 

2) Årsregnskab med evt. revisorberetning

Der er brugt rigtigt meget tid på kasseroverdragelse, på arbejdet med at skabe nye rutiner.

Og vi er ved at være i hus med det, men der kan stadig opstå fejl og vi beder jer om at være meget opmærksomme på om tingene ser rigtigt ud i starten.

Vi har i forbindelse med vandsystemet lavet nogle prioriteringer og pga. den tidsforskydning der er mellem hensættelserne, og selve etableringen af vandet hvilket betyder at den foreningsmæssige værdi i år vil være væsentligt mindre end sidste år.

Vores revisorer har haft en masse sunde spørgsmål til den måde vi har sat regnskabet op på. Bl.a. har vi ryddet op i vores bankkonti. Tidligere havde vi fem. Nu har vi lukket dem der ikke længere er relevante i forhold til den måde vi med det nye system kører bogholderiet. I den forbindelse opdagede vi at der var en konto som ikke tidligere havde figureret i regnskabet som nu er bogført ind i regnskabet.

Generelt er størstedelen af vores økonomi låst i faste omkostninger som vi ikke er herrer over. Ca. en fjerdedel af ‘omsætningen’ kan vi råde over og drejer sig om dele af administrationen og vedligeholdelseskontiene.

 

A conto beløb vil blive tilbageført løbende da vi ikke kan holde styr på det.

 

Fremadrettet vil det både være vand og el som afregnes pr. måler.

 

3) Indkomne forslag

Stemmeudvalg: Gert, Inger, Gert

 

– Forslag til Vedtægtsændring

Forslaget blev godkendt. 89 for, 3 imod

 

– Forslag til rettelse i ordensregler

Enstemmigt vedtaget

 

– Forslag til fælles arbejdsdage

90 for, 2 imod

 

4) Godkendelse af budget

  • Herunder gebyrer og kontingenter

Godkendt enstemmigt

 

5) Valg af formand/kasserer

Udgår da hverken formand eller kassereren er på valg

 

6) Valg af bestyrelsesmedlemmer og suppleanter

– Karin Hansen, Elmevej 4 er på valgt enstemmigt til bestyrelsen

– Diana Clausen, Egevej 2 er valgt som 1. suppleant

– Jan Pejlertsen, Lærkevej 1 er valgt som 2. suppleant

 

7) Valg af revisorer og suppleanter

– Marianne Siersbæk, Egevej 13 er på valgt

 

8) Valg af vurderingsudvalg og suppleant

 

– Vurderingsudvalg

Lars Rasmussen, Bøgevej 4 er valgt

Ellen Dahlstrøm, Birkevej 16, er valgt til suppleant

 

9) Evt.

 

– Flagmand, Børge Nielsen, Lærkevej 13 tilbyder at tage flaget igen.

– Fanebærer, Dino tilbyder at tage fanen.

– Vi har oplevet lugtgener fra autolakeren. Karin indsamler ‘klager’ som indsendes til kommunen.

– Skraldebiler og kloakbiler må først køre i foreningen når vejene kan holde til det.

– Bestyrelsen tager med i det videre arbejde om der kan gøres noget fælles i forhold til tyverier i haven.

– Vil man kunne tilmelde flere til arbejdsdage og evt. skrive noter? Bestyrelsen vil tage det med i det videre arbejde.

Bestyrelsesmøde 10. februar 2016

Referat af bestyrelsesmøde d. 2016.02.10

Til stede:

Dagsorden:

1)                Godkendelse af Dagsordnen.

2)                Næste møder.

3)                Udvalg.

4)                Formandskab.

5)                Øvrigt – siden sidst.

6)                Planlægning.

7)                Byggesager.

8)                Evt.  

Referat:

1. Godkendelse af dagsordnen:

Enstemmigt godkendt.

2. Næste møder:

Udsending af GF materiale

3.a Grønt:

intet

3.b Økonomi:

Gennemgang af årsregnskab

3.c Havesalg:

Vi står i en venteposition og afventer klarmelding til salg fra forbundet. Forventet en gang i april.

 

Haveforeningen kan selv bestemme om man vil sælge året rundt eller kun i sæsonen. Jeg vil foreslå at vi som udgangspunkt kun sælger i sæson og melder dette ud.

 

4. Formandsskab:

Hæk Sten og Kitter

Vandsystem

50m2 – godkendelse af eksisterende…

Kredsgeneralforsamling

 

5. Øvrigt – siden sidst:

 

6. Planlægning:

Generalforsamling

Karin er på valg

Diana er på valg

Vedtægter?

 

Formandsberetningen

GF Ekstraordinær omkring vand

Start på vandsystemet

Nyt rækværk

Fællesarbejdsdage

50m2

Ny selvbetjening

 

Forslag til fælles arbejdsdag:

min 2 gange pr have.

 

Forslag ordensregler:

Konsekvensrettelse som følge af vores nye lejeaftale.

2 – I perioden fra den 1. oktober til den 1. april er det ikke tilladt at opholde sig i kolonihaven imellem kl. 21 og kl. 07. Overtrædelse kan medføre øjeblikkelig opsigelse af lejemålet.

 

8. Evt.: