Referat Generalforsamling HF Trillegården
Afholdt 8. marts 2016
Valg af dirigent.
Bestyrelsen foreslår Jørn Didrichsen. Vælges enstemmigt.
Generalforsamlingen er lovligt indkaldt.
Der er ingen kommentarer til dagsordenen.
1) Beretning
Vandsystem
Vi afholdt en Ekstraordinær Generalforsamling omkring vand, hvor det blev vedtaget at etablere vandsystemet samt økonomien omkring dette.
Etableringen af vandsystemet er godt i gang. Vi kan ikke undgå at der kommer lidt forsinkelser omkring sluttidspunktet men det skyldes hovedsageligt regn. Der har indtil videre ikke været overraskelser omkring økonomien. Vi har prioriteret at gøre systemet bedre undervejs hvilket koster lidt og vi har fået lagt dræn ned.
Der er gravet lidt ledninger over undervejs indtil videre, men ikke noget alarmerende og uventet.
Vi har fået nogle priser fra entreprenøren for at lade dem lægge det ind det sidste stykke, men det ligger i den høje/dyre ende. Jeg sender dem ud snarest.
Fællesarbejdsdage.
Generelt set har der været fin opbakning og de fungerer rigtigt fint. Men faktisk har vi oplevet at der er mødt ‘for mange op’ i forhold til hvilke opgaver der er. Derfor stiller vi et forslag som forhåbentlig kan være med til at vi bedre kan planlægge arbejdsdagene.
Præmiefest.
Vi deltog i præmieoverrækkelsen og det var en hyggelig fest. I kredsen er der nedsat et lille udvalg som skal være med til at udvikle festen. I november blev vi på et repræsentantskabsmøde gjort opmærksom på at noget af det som kommunen sætter stor pris på og anerkender er fællesskabet og sammenholdet i haveforeningerne – og dette bidrager til den velvilje som der er i kommunen. Den kommende præmiefest er flyttet til Turbinehallen og kan forhåbentligt være med til at samle også flere unge haveejere.
Nyt opkrævningssystem – Ny selvbetjening – Venteliste
Hele overgangen til månedsbetaling har samtidig gjort det muligt for os at etablere det her nye selvbetjeningssystem. Det er her i fremadrettet selv skal sørge for at ændre kontaktdata, indberette el og vand. Det er samtidig også her vi styrer vores venteliste som vi er blevet pålagt er ‘offentligt tilgængelig’. Indtil videre vurderes det at det er acceptabelt at det kun er ventelistemedlemmer selv der har adgang til disse data og ikke en bred offentlighed.
Det hele kører automatisk og sender data ind i bogholderiet hvilket gerne på længere sigt skal lette det administrative arbejde i foreningen.
Al begyndelse er svær og der er en indkøringsfase, både for os i bestyrelsen men også for medlemmerne. Der er fortsat nogle der har faste bankoverførsler der kører, får betalt girokort flere gange eller glemmer at betale. Men vi ser lys for enden…
Ca. halvdelen har tilmeldt betalingerne til PBS, den anden betaler girokortet når det kommer ind af døren. Det ene er ikke mere rigtigt end det andet. Rent administrativt er det dog langt det nemmeste hvis betalingerne er tilmeldt girokort. Og det er omtrent dobbelt så dyrt at udsende girokort som at opkræve på PBS.
Kloak
Den officielle melding fra kommunen er at vi bliver kloakeret i 2023. Da den første etape er gået rigtigt godt forventes det dog at kloakeringen bliver fremrykket. Der holdes derfor fast i at prisen bliver kr. 350 pr. mdr. for etablering frem til sokkel.
Salg af haver, ibrugtagningstilladelse.
Kommunens slides.
Nye haveadresser.
Vi oplevede sidste år store problemer med bl.a. udlevering af post i haverne. Adresserne er styret fra statsligt hold elektronisk. Vi har til kommunen fremsendt et forslag til en ændring af adresserne i vores haveforening og afventer at kommunen når til at kigge på haveforeningerne generelt. Vi har en forhåbning om at vi dermed kan ligge først i køen når de går i gang.
Kongressen
Det er kongressen der beslutter alle de love og regler som Forbundet agerer under, og dermed de enkelte Kredse og dermed den enkelte forening. Det er bl.a. derfor vi fremsætter forslag til nye vedtægter.
Det er også her man har besluttet grundet bl.a. diverse forbrugerlovgivning at stramme gevaldigt op på salgsprocedurerne. Det sidestilles med overdragelse af anden fast ejendom. Kravet til dokumentationen af den bebyggelse der er på den enkelte matrikel er også øget. Det kan derfor ikke længere lade sig gøre at overdrage en have uden at der ligger en ibrugtagningstilladelse.
Hvis I allerede nu går med tanker om at sælge så skal I komme ud af busken for hele proceduren kommer til at tage væsentligt længere tid – specielt i år. Vi skal også have vurderingsudvalget afsted på kursus for at de må vurdere efter de nye regler. Derfor kan vi også først påbegynde om et stykke tid.
50m2
Langt om længe har vi fået tillægsaftalen til vores lejekontrakt med kommunen der betyder at vi nu kan bygge 50m2 + 15m2 overdækket terrasse. Der vil kunne gives dispensation på bygningsmasse bygget før primo juni 2014. Der kommer en slutdato på denne dispensation senere. Og der vil kunne gives dispensation på eksisterende bygninger der ligger for tæt på skel.
Traditioner
Vi er i bestyrelsen glad for at vi kan mødes til en række faste aktiviteter som flaghejsning, flagstrygning, Skt. Hans og vi forsøger i år med en lille sommerfest som det fremgår af datolisten. Det er dejligt når der er haveejere, der byder ind med loppemarkeder, børneudvalg, æblemosteri m.v. Men hvis der er andre der har lyst til at byde ind med initiativer så kom endelig an.
Beretningen er godkendt
2) Årsregnskab med evt. revisorberetning
Der er brugt rigtigt meget tid på kasseroverdragelse, på arbejdet med at skabe nye rutiner.
Og vi er ved at være i hus med det, men der kan stadig opstå fejl og vi beder jer om at være meget opmærksomme på om tingene ser rigtigt ud i starten.
Vi har i forbindelse med vandsystemet lavet nogle prioriteringer og pga. den tidsforskydning der er mellem hensættelserne, og selve etableringen af vandet hvilket betyder at den foreningsmæssige værdi i år vil være væsentligt mindre end sidste år.
Vores revisorer har haft en masse sunde spørgsmål til den måde vi har sat regnskabet op på. Bl.a. har vi ryddet op i vores bankkonti. Tidligere havde vi fem. Nu har vi lukket dem der ikke længere er relevante i forhold til den måde vi med det nye system kører bogholderiet. I den forbindelse opdagede vi at der var en konto som ikke tidligere havde figureret i regnskabet som nu er bogført ind i regnskabet.
Generelt er størstedelen af vores økonomi låst i faste omkostninger som vi ikke er herrer over. Ca. en fjerdedel af ‘omsætningen’ kan vi råde over og drejer sig om dele af administrationen og vedligeholdelseskontiene.
A conto beløb vil blive tilbageført løbende da vi ikke kan holde styr på det.
Fremadrettet vil det både være vand og el som afregnes pr. måler.
3) Indkomne forslag
Stemmeudvalg: Gert, Inger, Gert
– Forslag til Vedtægtsændring
Forslaget blev godkendt. 89 for, 3 imod
– Forslag til rettelse i ordensregler
Enstemmigt vedtaget
– Forslag til fælles arbejdsdage
90 for, 2 imod
4) Godkendelse af budget
- Herunder gebyrer og kontingenter
Godkendt enstemmigt
5) Valg af formand/kasserer
Udgår da hverken formand eller kassereren er på valg
6) Valg af bestyrelsesmedlemmer og suppleanter
– Karin Hansen, Elmevej 4 er på valgt enstemmigt til bestyrelsen
– Diana Clausen, Egevej 2 er valgt som 1. suppleant
– Jan Pejlertsen, Lærkevej 1 er valgt som 2. suppleant
7) Valg af revisorer og suppleanter
– Marianne Siersbæk, Egevej 13 er på valgt
8) Valg af vurderingsudvalg og suppleant
– Vurderingsudvalg
Lars Rasmussen, Bøgevej 4 er valgt
Ellen Dahlstrøm, Birkevej 16, er valgt til suppleant
9) Evt.
– Flagmand, Børge Nielsen, Lærkevej 13 tilbyder at tage flaget igen.
– Fanebærer, Dino tilbyder at tage fanen.
– Vi har oplevet lugtgener fra autolakeren. Karin indsamler ‘klager’ som indsendes til kommunen.
– Skraldebiler og kloakbiler må først køre i foreningen når vejene kan holde til det.
– Bestyrelsen tager med i det videre arbejde om der kan gøres noget fælles i forhold til tyverier i haven.
– Vil man kunne tilmelde flere til arbejdsdage og evt. skrive noter? Bestyrelsen vil tage det med i det videre arbejde.